Меньше писем и звонков: как перевести закупки в онлайн
Чтобы закупить что-то важное для компании, приходится пройти целый путь: найти товар/услугу в интернете, обзвонить поставщиков, проверить их, попросить и подождать расчет стоимости, уточнить нюансы, написать сотню писем и сделать столько же звонков.
Так делали в украинских компаниях буквально несколько лет назад. Пока не появилась система электронных коммерческих закупок Rialto.
Она работает по тому же принципу, что и ProZorro (система для государственных закупок). Только на Rialto закупки делают частные компании. И совсем не важно, какая это компания: огромный логист, размещающий миллионные тендеры, или маленький офис, которому нужна уборка. Главное, что система помогает экономить время на закупки. И деньги, потому что позволяет выбрать наиболее выгодное предложение от поставщиков.
LIGA.net рассказывает, кому и что можно закупать через Rialto, что для этого нужно и попросила поделиться опытом электронных закупок компании Нова Пошта и WOG.
Выбираем площадку
Для начала нужно выбрать площадку, через которую можно размещать тендеры. На сайте Rialto перечислено 6 таких. Пользователь может выбрать любую, ориентируясь на собственные предпочтения и удобство интерфейса. А тендеры будут дублироваться по всем площадкам.
При этом, участие в тендере для заказчика - бесплатное. Денег стоит только услуга запроса ценовых предложений - когда компания хочет примерно подсчитать, во сколько ей обойдется та или иная закупка.
Чтобы зарегистрироваться на площадке и разместить тендер, не нужно особых навыков. Руководитель проекта коммерческих торгов площадки Zakupki.Prom.ua Наталия Ковалева говорит, что человек без специальных знаний сможет создать закупку в течение 10 минут. А если возникнут вопросы, всегда можно обратиться к менеджерам площадок.
Что можно закупать и на какую сумму
Что угодно. Однако Наталия Ковалева рекомендует закупщикам, которые никогда не работали с электронными коммерческими торгами, начинать с тендеров на востребованные товары или услуги. По ее словам, наиболее популярными категориями в системе являются компьютерная и офисная техника, канцелярия, спецодежда, строительные и ремонтные работы, ивент-услуги.
“Но даже если вы решили провести закупку в очень узкой категории, на нашей площадке есть команда по работе с поставщиками, которая использует открытые источники информации, ищет и приглашает участников в тендер. Это повышает конкуренцию в торгах и соответственно экономию”, - говорит Ковалева.
Ограничений по сумме тоже нет. Тендеры можно размещать как на суммы более 1 млн грн, так и менее 20 тыс. грн. Последних, кстати, в системе Zakupki.Prom.ua почти 37%.
Нюансы
Наталия Ковалева дала несколько рекомендаций по работе с системой электронных закупок.
При составлении тендерной документации важно, чтобы компания максимально детально и конкретно описала свой запрос, в частности, требования по качеству и условия сотрудничества. Это поможет дать четкое понимание участникам рынка ожиданий закупщика, которые они смогут отразить в своих предложениях.
Кроме этого, необходимо обратить внимание на возможные барьеры для участников, например, на большую отсрочку платежа. Новые поставщики, которые еще не работали с компанией, отнесутся к подобному пункту очень настороженно и возможно, не придут в тендер.
В целом, компания должна понимать какие цели и задачи ставит перед собой, и для чего проводит тендер. Если только для того, чтобы узнать цены на рынке, то эффективнее будет не объявлять закупку, а воспользоваться процедурой запроса ценовых предложений. Так закупщик сможет промониторить ситуацию на рынке и после этого, по желанию, провести тендер.
Опыт компаний
В WOG пользуются системой электронных закупок уже несколько лет. В качестве ее весомых преимуществ представители компании отмечают расширение базы потенциальных поставщиков, увеличение количества предложений и возможность снизить стоимость приобретаемых товаров, работ или услуг.
Система электронных закупок также помогает компании избегать утомительных бюрократических ресурсо- и времязатратных процедур.
“При «ручной» модели закупок компания должна найти поставщиков, отправить им запрос, дождаться предложения. После чего необходимо провести массу звонков, встреч, переговоров и т.д. Это трата времени, нервов, ресурсов”, - комментируют в WOG. И призывают другие компании присоединяться к системе.
Нова Пошта начала использовать электронную площадку Rialto больше года назад. Из преимуществ в компании выделили:
- большой пул потенциальных поставщиков;
- свободную конкуренцию и открытые прозрачные процедуры;
- статистику и аналитику по закупкам через площадку.
Из недостатков определили малое количество реальных участников тендеров. В компании говорят, что никакая площадка не заменит настоящего закупщика. И рекомендуют не надеяться, что площадка найдет надежного поставщика и выполнит всю работу за закупщика.
“Площадка всего лишь инструмент, который закупщик может использовать, чтобы облегчить себе жизнь. Работу с поставщиками и их поиск все равно надо вести закупщику, чтобы в результате получить наилучшие условия для компании”, - отмечают в Нова Пошта.
В Альфа-Банке отмечают, что работая с малым и средним бизнесом, банк видит их возрастающую потребность в онлайн-площадках, способных облегчить бизнес-процессы: от финансовых операций до электронных сделок. "В этом году мы стартовали онлайн-платформу “ОК, Альфа!” для бизнеса, которая работает для самого массового сегмента – ФЛП, и помимо необходимых финансовых операций, формирует дополнительные предложения на основании спроса клиентов. Платформа уже дает бонусы по продвижению товаров и услуг, формированию документов, созданию сайтов и другие, постоянно расширяя этот список", - добавляют в Альфа-Банке.