Контроль и экономия. Как выбрать тайм-трекер для наблюдения за персоналом? 5 вариантов

Скоро год, как большинство сотрудников офисов перешли на удаленную работу. И часть из них не вернутся в офисы в обозримом будущем. С переходом львиной доли персонала на удаленную работу у топ-менеджеров и собственников появилась новая задача – анализировать эффективность сотрудников в рабочее время, когда практически невозможно физически проследить, чем они занимаются.

Как убедиться, что все заняты делом? Это могут выполнять специальные сервисы,  осуществляющие учет времени, которое сотрудник тратит на работу.  

Пандемия как возможность

Инструменты анализа рабочего времени – тайм-трекеры – давно используются в бизнесе. В связи с пандемией интерес к ним вырос в разы, а в конкуренцию включились даже крупные корпорации вроде Microsoft (в конце 2020 года она представила собственный инструмент Productivity Score, который интегрируется в другие ее сервисы).  

Microsoft раскритиковали защитники приватности. Другим разработчикам тоже иногда достается: современные тайм-трекеры позволяют отслеживать буквально любое действие сотрудников. 

Но у бизнеса свои аргументы. "Если в компании работает 1000 человек с оплатой за час в 100 грн, то один час простоя каждого из сотрудников принесет ей 100 000 грн убытков", – объясняет СЕО IT-компании Fitelio (разработчик одноименного гаджета) Георгий Варданян. Даже если речь идет не о почасовой оплате, для компании прогулы сотрудников на удаленке – это все равно расходы.

Кроме пандемии распространению тайм-трекеров способствует рост вычислительных мощностей. Сотрудники компаний генерируют огромные массивы данных. Гаджеты научились их анализировать с помощью специальных алгоритмов и выявлять вредные для бизнеса сценарии поведения. 

Подписывайтесь на LIGA.Tech в Facebook: главные новости о технологиях

Какой выбрать тайм-трекер 

Системы учета времени условно можно разделить на два типа. Первые – это обычные тайм-трекеры, пользователи могут приостановить их действие. В инструментах второго типа часто встречаются встроенные кейлогеры (приложения, отслеживающие все нажатия клавиш), а иногда и функции видеонаблюдения.

В выборе тайм-трекера компания может пойти двумя путями: использовать готовое решение или создать продукт под себя.

Мы выбрали пять готовых, которые разработаны, в том числе украинскими компаниями.

Yaware.TimeTracker

Yaware – это украинская разработка. Система оценивает продуктивность сотрудников, контролирует опоздания и другие нарушения, ведет учет потраченного времени на разные виды задач, в том числе времени перерывов и совещаний, анализирует посещение сайтов и блокирует доступ к контенту. 

Yaware позволяет оценивать реальную загруженность персонала и помогает руководству бизнеса рассчитать зарплату сотрудников с почасовой оплатой. 

Трекер анализирует посещенные сайты по степени продуктивности: продуктивные, нейтральные и непродуктивные. В последнюю категорию попадают, например, развлекательные ресурсы и соцсети.

Сервис доступен в двух вариантах: как Enterprise-решение и как SaaS (ПО как сервис) в облачной инфраструктуре на AWS Amazon.

У трекера есть три тарифных плана: от 100 грн до 220 грн в месяц за сотрудника. Базовая версия отслеживает, сколько времени и каким образом человек проводит за рабочим устройством. Самый дорогой тариф позволяет делать скриншоты и видео того, чем занят сотрудник, отслеживать активность по отделам и мониторить статус выполнения задач. 

Mirobase

Mirobase – это комплекс сервисов, тайм-трекинг – один из них. Его также создали украинские разработчики. Он анализирует, чем занимаются сотрудники за компьютером, кто из них перегружен работой, кто эффективен, а кто – нет, кто задумывается о смене рабочего места, нарушает дисциплину, занят другой работой или спровоцировал утечку данных. 

Кроме того, Mirobase предлагает решения для обеспечения информационной безопасности – от защиты от утечек данных и финансовых потерь до функций распознавания лиц и удаленного контроля персонала вне офиса. Он умеет перехватывать информацию, которую пользователи копируют на сторонние накопители, общение в мессенджерах и соцсетях и пересылаемые файлы. 

По словам директора по продукту Mirobase, это единственный сервис в своей категории, имеющий сертификат Госспецсвязи и прошедший экспертизу СБУ на соответствие требованиям законодательства.

Годовая лицензия на одного сотрудника обойдется минимум в 1500 грн.

Toggl

Этот инструмент тайм-трекинга позволяет отслеживать время, потраченное на выполнение одной или нескольких задач.

Его основное преимущество – интеграция с популярными сервисами управления задачами. В Toggl можно импортировать данные из более чем 100 сервисов, таких как Jira, Asana, Basecamp, Evernote и другие. Трекер составляет отчеты с оценкой стоимости одного рабочего часа и итоговой суммой трудозатрат на проект.

Сервис реализован как отдельное приложение или может использоваться в качестве расширение для браузера, что упрощает начало работы.

Для команды до 5 пользователей сервис может оставаться бесплатным. В других случаях использование Toggl обойдется в $8 или $13,3 на одного пользователя. Тогда клиенты получат больше отчетов, функции техподдержки, расширенные возможности экспорта и интеграции.

Harvest

В Harvest интегрированы бухгалтерские функции. Кроме потраченного времени он учитывает стоимость работы сотрудника и таким образом позволяет оценивать общие затраты на выполнение проекта и проводить оплаты через него, правда с фокусом на американских платежных сервисах (PayPal, Stripe). Также он позволяет просматривать историю платежей в нескольких валютах.

Помимо интеграции с бухгалтерией, его сильной стороной является взаимодействие с другими сервисами: Basecamp, Trello, GitHub. 

Harvest обойдется от $12 в месяц на одного пользователя. Но у него есть бесплатный тариф, который включает одного пользователя и два активных проекта. 

Rescuetime

Rescuetime помогает быть сфокусированным и не отвлекаться от работы. В нем есть блокировщик отвлекающих факторов, счетчик времени, потраченного на разные задачи, отчеты о производительности и т.д.. Но следить за тем, что делают сотрудники, с помощью этого сервиса нельзя.

Кроме того, в нем можно устанавливать цели по продуктивности. А вместе с этим можно купить курс, обучающий производительности (за $99).

Rescuetime ориентирован как на индивидуальных пользователей, так и на команды. Базовая версия – бесплатная для индивидуального использования. Премиум (в ней есть интеграция со Slack и умная постановка целей, например) – $78 в год или $12 в месяц. Командный продукт обойдется в $6 за пользователя в месяц. 

Если не подошли готовые решения

Некоторым компаниям не подходят возможности готовых решений или стоимость их интеграции в продукты, которыми они уже пользуются. Выход? Разработка собственного тайм-трекера. По такому пути пошла пиццерия Domino’s Pizza Україна. 

Там была проблема: сотрудники передавали свои логины и пароли коллегам, те вместо них отмечали пребывание на рабочем месте. "Нам нужно было найти недобросовестных работников, которые насчитывали себе лишние рабочие часы, и избавиться от мертвых душ, получающих зарплату", – объясняет задачи, которые возлагали на ПО, маркетинг-директор Domino’s Pizza Україна Павел Кожухар. 

В новой системе учетного времени внедрили двухфакторную идентификацию и подтверждение от менеджера. Так нашли выход из ситуации. 

На рынке уже есть много решений под разные бизнес-задачи и бюджеты: от сервисов, которые помогут сделать работу продуктивнее для фрилансеров до больших корпоративных, защищающих бизнес от халатности персонала. И даже – от корпоративного шпионажа.

Подписывайтесь на LIGA.Tech в Telegram: только важное

Надежда Баловсяк, для LIGA.net