Эйчары IT-компаний рассказали, как действовать во время российской угрозы. Что важно знать

Несмотря на то, что война продолжается с 2014 года, до недавнего времени не все украинские IT-компании имели Business continuity plan (План непрерывности бизнеса). Кто-то разработал его только сейчас, у некоторых он существует давно, однако с ним не знакомили сотрудников компании. 

"People First Club – это сообщество HR и рекрутеров технологических компаний. И тема подготовки компаний к вероятной военной агрессии зародилась на одной из встреч. Более 30 HR-специалистов провели общий "мозговой штурм", где собрали свои идеи и опыт о том, что их компании запланировали на случай потенциальной агрессии", – рассказывает Анна Головченко, основательница сообщества.

Результатом штурма стала майнд-карта, которая поможет другим компаниям при составлении такого плана. Liga.Tech попросила Анну Головченко разобрать ее по пунктам. 

Начните с плана

В большинстве компаний над BCP работал менеджмент команды – представители CEO, CTO, Head of HR, а также люди, которые отвечают за IT-инфраструктуру и могут предложить технические решения.

"Знаю, некоторые компании консультировались с внешними специалистами. В частности, если у них нет определенных профильных специалистов внутри компании. Это может быть как переоборудование офиса, так и обеспечение спутникового интернета", – говорит Головченко. Эти же сотрудники обычно входят в группу Emergency response team, которая постоянно держит руку на пульсе и будет координировать последовательность действий в экстремальной ситуации.  

По информации инсайдеров, некоторые крупные украинские IT-компании вовлекали в такие планы израильских специалистов по безопасности. В таком случае только разработка BCP могла стоить $30 тысяч. 

"Если такого плана у вас еще нет – начните с ментального упражнения – пройдитесь по каждому из пунктов этой карты и честно скажите себе, какой будет программа для работников в случае обострения боевых действий", – говорит Анна.

Ответ будет зависеть от количества людей в компании, в каком они регионе, насколько силен уровень тревожности у них. И, конечно, от финансовых и организационных возможностей.

Подписывайтесь на LIGA.Tech в Telegram: только важное

Давайте информацию и развенчивайте фейки

Следующий шаг – внутренние  коммуникации. В первоочередной список, который предлагают HR украинских IT-компаний, входят следующие пункты:

• BCP, расшаренный сотрудникам;

• общая встреча;

• рассылка;

• форма для сбора вопросов сотрудников;

  Отключить рекламу

• чек-листы для сотрудников: например, как снизить уровень тревожности, как подготовить ноутбук и так далее;

• регулярные апдейты на внутренних порталах;

• анонимный опрос "Что вы будете делать в случае войны";

• Канал в корпоративном месенджере.

"Когда есть информационный вакуум, он наполняется слухами, фейками или ложными утверждениями. Спросите людей, какой информации им не хватает, и действуйте соответственно", – объясняет эксперт.

Хотя уровень критического мышления у представителей IT-сообщества обычно выше, не все знают, из каких источников брать информацию, чтобы избежать манипуляций. В этом может помочь компания – опубликовать список источников, которым можно доверять и почему, пригласить в компанию эксперта по инфогигиене, который проведет тренинг. 

Также во многих компаниях проводят тренинги по первой медицинской помощи, встречи с психологами о том, как бороться с тревожностью, по самообороне.

Объединитесь вокруг общей цели – помощь военным

Большие IT-компании обычно управляют социальными инициативами централизованно, когда на это выделяется определенная доля бюджета. Например, компания ELEKS поддерживает фонд "Вернись живым" и коммуницирует об этом публично. Более мелким компаниям такая возможность может быть менее недоступна. Однако Головченко напоминает, что у разного рода поддержки не может быть небольших сумм.

"Каждое маленькое действие, умноженное на большое количество людей, дает большой вклад. Иногда людям нужен небольшой толчок", – объясняет она.

Руководитель может предложить сотрудникам собрать определенную сумму централизованно, а затем переслать в фонд. Это об активной социальной позиции компании.

При этом важно давать сотрудникам опции. Кто-то может не захотеть собирать на оружие, но сможет помочь купить бронежилеты. Зачастую люди просто не знают, куда задонатить деньги. Список фондов с описанием, что они делают, может им помочь. Как и реальные вдохновляющие истории коллег, уже занимающихся волонтерством.

"В эти времена такая коммуникация очень полезна. Это помогает коллегам объединиться вокруг общей цели и снизить тревожность", – говорит эксперт.

Подготовьтесь к возможной релокации

Обычно компании составляют план в зависимости от возможных этапов развития событий и делят их на несколько зон. Например, "зеленая", "желтая" и "красная".

"Зеленая зона – это то, что происходит сейчас. То есть, информационная война", – объясняет Анна. 

На этом этапе IT-компании могут прорабатывать на будущее такие пункты:

• разделение сотрудников на группы риска в зависимости от места проживания;
• контроль вакцинации и паспортов для оперативного выезда за границу;
• готовность сотрудников в безопасных регионах принять своих коллег;
• контроль наличия авто;
• сбор дополнительных контактов (родственников, потенциальные адреса переезда).

При обострении агрессии некоторые рассматривают такой вариант как релокейт за границу. Однако Головченко считает, что на практике это не будет возможно в больших масштабах. 

"В большинстве компаний просто бизнесово не будет возможности сделать релокации для всех. Я слышала только о точечном увеличении финансирования программ релокейта. Точечные программы были и раньше. Как правило, речь шла об офисах компании в других странах", – говорит Головченко.

Эксперт также уточняет, что не все компании готовы делать релокейт за свой счет. Чаще речь идет о предоставлении консультаций: финансовых, юридических и так далее. В рамках компании могут объяснить, как оформить счет за границей, помочь с оформлением документов или предоставить для временного проживания корпоративную квартиру за границей.

"Я не вижу людей, которые бегут из страны сейчас просто потому, что уровень тревоги высок. Спрос на релокейт в IT был и остается с нами. Просто, возможно, кто-то начал действовать активнее – это была давняя мечта, и последняя капля наступила прямо сейчас", – объясняет эксперт.

Подписывайтесь на LIGA.Tech в Facebook: главные новости о технологиях

Расскажите об опциях для тех, кто пойдет в армию

По мнению Анны Головченко, в большинстве компаний сейчас не проработана программа поддержки сотрудников, которые могут все-таки уйти на фронт. Обычно на это обращают внимание те, кому эта тема более важна с лидерских позиций – например, менеджер компании сам служил. Это могут быть не только сохранение рабочего места, но и выплата финансовой помощи.

"Наверное, сейчас армия более укомплектована, но в 2014 году многие собирали деньги на разную экипировку для своих коллег. Это делали как централизованно, так и сами сотрудники. Хорошо, если сейчас каждая компания ответит: "Что мы готовы сделать для наших людей, в том числе финансово", – говорит эксперт.

Ее приятно поразило, что некоторые компании готовы финансово поддерживать не только ушедших в армию сотрудников, но и их ближайших членов семьи. Например, жену с маленьким ребенком, оставшимся без возможности выйти на работу и обеспечить себя.

Успокойте клиентов

"В большинстве своем никто из тех, с кем мы общались, не жаловался на то, что клиенты остановили работу или требовали релокации своей команды, например, в другую страну. Напротив, всех на сегодня удалось успокоить", – говорит Анна. Такая ситуация была только в 2014 году – тогда проекты действительно замораживались и срывались. 

Однако это не значит, что компаниям не нужно тратить усилия на коммуникацию с клиентами.

"Кому-то достаточно написать письмо клиентам, кому нужно, чтобы СЕО позвонил всем лично,  возможно, даже делал это регулярно из недели в неделю – держал руку на пульсе", – объясняет Анна.

Позаботьтесь об оборудовании и инфраструктуре

Чтобы обеспечить непрерывность своего бизнеса, некоторые компании также прописывают в плане следующие пункты:

- альтернативный интернет;

- альтернативные источники энергии;

- спутниковые телефоны;

- специальные запасы провизии в офисе.

Продумайте финансовую безопасность

"Если мы говорим о финансовой безопасности – это то, например, каким образом мы как компания сохраним свои обязанности к нашим контракторам, если счета будут заморожены или будет какой-то определенный лимит на выведение", – объясняет Анна. 

Некоторые компании рассматривают PayPal как альтернативу классическим банковским операциям и выведение части денег за границу.

Продолжайте делать текущую работу хорошо

Напоследок Анна Головченко советует побеспокоиться о вещах, которые давно откладывали, и продолжать делать свою работу хорошо:

"Этот опыт поможет вашей организации стать более сильной, выносливой и сплоченной. Так что советую всем лидерам использовать этот момент. Наша зона влияния – писать программное обеспечение, растить компании, платить налоги, поддерживать армию. И в этом мы сильны".