Як впровадити ERP-систему з першого разу

Спираючись на свій досвід, компанія SMART business ділиться перевіреними практиками щодо впровадження ERP-систем на прикладі Microsoft Dynamics 365 finance and operations applications.

Пропонуємо розглянути, як організувати впровадження так, щоб воно з самого початку відповідало бізнес-потребам і забезпечувало стабільний розвиток у довгостроковій перспективі та не призводило до болючих втрат часу і грошей.

Чим важливий етап оцінки впровадження ERP-cистеми і які його ключові цілі?

Оцінка проєкту є ключовим етапом, що слугує фундаментом для всього подальшого впровадження ERP-системи й починається задовго до її безпосередньої реалізації. Обравши неправильний підхід або виконавши оцінку поверхнево, компанія ризикує зіткнутися з рядом проблем:

• Невизначені та неформалізовані бізнес-потреби призводять до того, що система в результаті не розв’язує ключових завдань компанії.
• Відсутність чіткого плану призводить до неефективності в роботі команд і збільшує ризик помилок.
• Підвищується ймовірність постійних доробок, що зумовлює перевищення бюджету.

Складові процесу оцінки впровадження проєкту

Процес оцінки проєкту у SMART business вибудуваний таким чином, щоб уникнути або зменшити вищеперераховані ризики, і може складатись з таких кроків:

1. Визначення обсягу робіт – формуються загальні вимоги до функціональності ERP-системи для того, щоб на початковому етапі чітко зрозуміти основні потреби замовника.
2. Уточнення вимог – через зустрічі з замовником та демонстрацію окремих функцій ERP-системи деталізуються очікування замовника та обмеження.
3. Discovery-проєкт –залежно від ступеня складності проєкту Discovery займає від 3 до 6 тижнів і проводиться для створення чіткого та якісного плану основного проєкту впровадження ERP-системи. По суті – це передпроєкт, що дозволяє деталізувати обсяг робіт, релізний план, тривалість впровадження та трудовитрати з деталізацією до рівня підпроцесів. Discovery включає аналіз відповідності функціоналу системи вимогам (Fit&Gap). На основі результатів Discovery формується організаційна структура проєктної команди, розробляється архітектура рішення з урахуванням потоків даних та інтеграцій. До того ж на цьому етапі визначаються можливі ризики проєкту та методи управління ними.
4. Оцінка проєкту – проводиться для того, щоб визначити точні трудовитрати, ресурси (як кількісні, так і якісні) та час, необхідний для виконання кожного етапу проєкту. Зібрана інформація у вигляді файлу-оцінки допомагає з плануванням бюджету, управлінням ресурсами та контролем за виконанням завдань.
5. Узгодження оцінки –під час зустрічей і обговорень з замовником детально презентується оцінка проєкту, уточнюються всі ключові моменти, такі як трудовитрати, ресурси, час та вартість.
6. Комерційна пропозиція –підсумовує всі попередні етапи аналізу і планування проєкту, надаючи детальну інформацію щодо вартості впровадження ERP-системи. Сюди входять складники витрат, такі як ресурси, трудовитрати, ліцензії, а також принципи ціноутворення.

Призначення Класифікатора бізнес-процесів

Для спрощення процесу збору та структурування вимог до ERP-системи SMART business першочергово надає замовнику заповнити спеціальний Класифікатор бізнес-процесів. Такий підхід дозволяє:

• Чітко ідентифікувати бізнес-процеси – класифікатор допомагає впорядкувати та визначити всі ключові операції, що є в компанії. Це створює базу для розуміння, які з них потребують автоматизації або оптимізації.
• Зіставити процеси з можливостями ERP-системи: на основі класифікатора можна порівняти наявні процеси з доступними модулями ERP-рішення, виділивши області, які потребують кастомізації або доопрацювання.
• Уникнути розбіжностей у комунікації: замовник і вендор можуть мати різне розуміння одних і тих самих термінів. Класифікатор забезпечує єдиний словник для опису бізнес-процесів.
• Прискорити розробку технічного завдання: структуровані дані з класифікатора полегшують формування технічного завдання і створюють основу для подальших етапів проєкту.
• Сфокусуватися на критичних аспектах: класифікатор дозволяє структурувати процеси, виділяючи критичні, які потребують автоматизації або оптимізації в першу чергу.

Більше про оцінку впровадження з наочними схемами читайте у статті "Процес оцінки впровадження ERP-системи".

Методологія впровадження ERP-системи Microsoft Dynamics 365 finance and operations applications від SMART business

Наступний етап після оцінки проєкту – це безпосередньо впровадження ERP-системи:

Особливості методології впровадження ERP-системи D365FO від SMART business

Методологія впровадження ERP-системи Microsoft Dynamics 365 finance and operations у SMART business охоплює всі фази проєкту — від його старту до запуску системи в промислову експлуатацію, а також управління змінами. Тут важлива чітка послідовність або частково паралельна реалізація фаз впровадження системи, оскільки такий підхід забезпечує:

1. Структурованість і прогнозованість: кожна фаза впровадження визначає чіткі цілі та результати, що забезпечує контрольований розвиток проєкту.
2. Мінімізацію ризиків: дотримання послідовності знижує ризик помилок, особливо на критичних етапах, таких як конфігурування або тестування системи.
3. Ефективне використання ресурсів: чітка послідовність дозволяє оптимізувати роботу команди, забезпечуючи своєчасне виконання завдань і координацію між усіма учасниками проєкту.
4. Гнучкість і адаптацію: частково паралельна реалізація фаз дозволяє враховувати специфіку проєкту, а також скоротити терміни впровадження системи.
5. Досягнення кінцевого результату: завдяки чіткій технології впровадження забезпечується плавний перехід від початкового аналізу до запуску системи в експлуатацію без втрати ключових даних чи вимог.

Основні фази впровадження ERP-системи Microsoft Dynamics 365 finance and operations

Спираючись на свій досвід, компанія SMART business ділиться перевіреними практиками щодо впровадження ERP-систем на прикладі Microsoft Dynamics 365 finance and operations applications.

Пропонуємо розглянути, як організувати впровадження так, щоб воно з самого початку відповідало бізнес-потребам і забезпечувало стабільний розвиток у довгостроковій перспективі та не призводило до болючих втрат часу і грошей.

Основні фази впровадження ERP-системи Microsoft Dynamics 365 finance and operations мають таку послідовність:

1. Старт проєкту (Project start) – на цьому етапі здійснюється ініціація проєкту, формулюються основні плани та збираються необхідні дані для подальшої реалізації. Ключовими результатами є створення базового плану проєкту, який включає адаптовані ресурси, графіки та умови контрактів, а також остаточне визначення організаційної структури та ролей проєктної команди.
2. Аналіз та моделювання процесів (Process modelling and analysis) – передбачає здійснення детального аналізу поточних процесів, даних та їхніх потоків через створення моделі "Як є" (As Is Model). Це включає інтерв'ю з ключовими учасниками та документування результатів. Крім того, збираються вимоги до майбутніх процесів та даних, на основі чого формується документ "Функціональні вимоги" (FRD), який описує бізнес-процеси, містить діаграми та інтеграційні точки для майбутньої ERP-системи, а також документ Fit & Gap (Project Backlog), який включає завдання для конфігурування та кастомізації системи.
3. Конфігурація системи (System Configuration) – на цьому етапі здійснюється параметричне налаштування функцій системи (Perform Setups), а також розробка нових функцій або змінення наявних (Perform Development), зокрема додавання полів, фільтрів, звітів та форм. Проводиться також налаштування джерел даних, робочих процесів, тестування системи, створення тестових сценаріїв та демонстрація прототипу для перевірки функціональності.
4. Тестування системи (System Testing) – командою проєкту здійснюється всебічне тестування. Воно включає функціональне тестування окремих процесів та інтеграцій, перевірку через тестові сценарії за участі ключових користувачів, а також коригування системи. Проводиться інтеграційне тестування системи – як внутрішнє (командою проєкту), так і зовнішнє (за участі користувачів). За необхідності виконується навантажувальне тестування для перевірки продуктивності системи за великих обсягів операцій та кількості користувачів.
5. Розгортання системи/Підготовка до запуску (System Deployment) – на цьому етапі система готується до введення в експлуатацію. Проводиться додаткове навчання користувачів, зокрема кінцевих, налаштовуються шаблони міграції даних, здійснюється сама міграція даних з попередніх систем, а також перевірка їхньої коректності. Крім того, налаштовуються права доступу до даних, готується промислове середовище для системи та розробляється план введення системи в експлуатацію. Завершальним етапом є реалізація цього плану та підготовка інструкцій для користувачів на основі тестових сценаріїв.
6. Введення системи в експлуатацію/Підтримка (Go-Live/Support) – здійснюється запуск системи згідно з Планом введення в експлуатацію, надається підтримка користувачам, виправляються помилки та вносяться зміни. Цей етап є завершальним для проєкту або релізу, і його тривалість залежить від умов контракту. Після завершення цього етапу система переходить у режим постпроєктної підтримки.

Паралельно впродовж всього життєвого циклу проєкту важливо забезпечити процес управління змінами (Change Control), що охоплює підходи, документи та процедури для контрольованого внесення змін до системи та проєктного плану. Це включає ініціацію запиту на зміни, опис потреби, оцінку трудовитрат, вартості, тривалості та прийняття рішення щодо змін (прийняти, відхилити або відкласти). У разі прийняття, зміни реалізуються, вносяться в план та коригуються за необхідності. Процедура також включає тестування та демонстрацію змін після їх реалізації, що дозволяє забезпечити стабільність і функціональність системи.

З деталями цієї методології та візуалізаціями фаз у вигляді схем до кожної з них можна ознайомитися у статті "Методологія впровадження ERP-системи D365FO має значення".

Більше про можливості налаштування ERP-системи Microsoft Dynamics 365 finance and operations applications можна дізнатися, замовивши консультацію.