Диджитализируй все: как бизнесу сэкономить время и средства при работе с контрактами

Налаживание эффективного процесса ведения договорной работы в компании довольно часто является сложной задачей и причиной существенных потерь годового дохода. Казалось бы, работа с договорами — обычное дело для украинского бизнеса, но в то же время лишь единицы получают максимальный результат.

Причин несколько, и основная из них — "ручное" управление договорами, когда в процесс вовлечены много участников и возникают бесконечные цепочки писем и согласований. Несогласование действий внутри команды приводит к потере главного ресурса — времени, а необходимость быстрого заключения договора наносит ущерб проверке рисков и приводит к пропуску важных дедлайнов.

Компания ЛIГА:ЗАКОН подробно проанализировала все потребности и боли рынка в части работы с договорами и представила CONTRACTUM – новый функционал автоматизации договорной работы в комплексных решениях LIGA360.

Что такое CONTRACTUM и какие его возможности?

Функционал автоматизации договорной работы CONTRACTUM входит в состав экосистемы облачных решений LIGA360 и доступен только ее пользователям. По сути, CONTRACTUM представляет собой новую опцию в персонализированном рабочем месте юриста в экосистеме LIGA360, содержащий все необходимые инструменты для качественной работы.

CONTRACTUM позволяет минимизировать риски на всех этапах работы с договорами: от получения требований заказчиков до постановки договора на мониторинг и отслеживания его исполнения.

Новое ІТ-решение совмещает в себе функциональность продуктов ЛIГА:ЗАКОН, которые позволяют получать полную информацию по основным аспектам того или иного договора в едином окне LIGA360. В частности, речь идет об информации о контрагентах, являющихся сторонами договора, информации по мониторингу дат и законодательных изменений, а также внешних риск-факторов, которые могут оказывать влияние на исполнение договора.

CONTRACTUM наделен довольно широкими возможностями по автоматизации договорной работы. В частности:

- автоматически определяет и отражает для пользователя нормативное регулирование и аналитику по договору в соответствии с его типом;

- автоматически выделяет нормативно-правовые акты, упоминающиеся в тексте договора, а также позволяет поставить нормативно-правовой акт на мониторинг;

- обеспечивает правовую гигиену договора: выявляет ошибки в нумерации, наименовании сторон, использовании юридически не значимых слов;

- ускоряет анализ договора юристом, показывая перекрестное упоминание пунктов договора;

- автоматически формирует структуру договора и сравнивает ее с шаблонной структурой согласно типу договора, тем самым показывая, какие именно разделы не учтены пользователем;

- автоматически формирует тайм-лайн договора, позволяя пользователю ставить на мониторинг ключевые даты;

- автоматически выделяет стороны договора и их реквизиты и позволяет ставить на мониторинг стороны договора;

- позволяет выделить слова и фразы, которые могут расцениваться как риски, а именно такие слова, как: "убытки", "штраф", "пеня", "претензия", "иск", "компенсация";

- собирает все упоминания денежных сумм по тексту договора, позволяя их проанализировать и принять решение касаемо правок и уточнений.

Анализ дат и сторон договора – важное преимущество CONTRACTUM.

Система CONTRACTUM позволяет поставить на мониторинг даты и события, стороны договора и контрагентов, а также нормативно-правовые акты.

Пользователь сможет оперативно получать извещения о тех или иных изменениях, касающихся договорной работы. В частности, модуль smart-сигналы будет сообщать о приближении дат, которые были поставлены на мониторинг, за 30, 20, 10, 3 дня и в день наступления, что позволит не пропустить выполнение обязательств по договору. Также smart-сигналы извещают пользователя об изменениях в нормативно-правовых актах и изменениях у контрагентов, поставленных на мониторинг.

Проверка информации о сторонах договора – важное преимущество CONTRACTUM. Обычно, при подготовке текста договора, юрист обращается к различным источникам для просмотра информации о контрагенте, но все равно не имеет полной картины и может не замечать важных факторов риска в сотрудничестве. CONTRACTUM предоставляет информацию о сторонах договора: данные из ЕГР, информацию о банкротстве, проверки, налоговые долги, судебные решения и исполнительные производства относительно компании.

Кроме того, можно просмотреть аналитические данные о финансово-имущественном состоянии компании, а финансовый и рыночный скоринги помогут оценить финансовую устойчивость компании и ее положение на рынке. При подписании важных договоров не лишним будет ознакомиться со связями компании – другими юридическими, физическими лицами, пересмотреть связанные с ними адреса и телефоны.

Существенным преимуществом CONTRACTUM является то, что система позволяет создавать и хранить все документы в защищенном облачном хранилище.

Благодаря облачному хранилищу пользователь сможет упорядочить все свои договоры, создавая понятную структуру хранения, адаптированную под его бизнесы-процессы. При этом файлы и папки возможно перемещать, удалять, создавать новые. Для удобства работы с большим массивом документов есть поиск и система навигации. Неотъемлемой частью такого хранилища является паспорт и превью договора, что позволяет ознакомиться с текстом документа не загружая текстовый редактора, а также увидеть его основные элементы.

Стоит отметить, что информация, которая доступна в базе договоров пользователя, является сугубо конфиденциальной и хорошо защищенной. При этом у разработчика продукта, компании ЛIГА:ЗАКОН, также отсутствует возможность просматривать или сохранять такие сведения.

Преимущества для команд в системах LIGA360+CONTRACTUM:

• тайм-лайн для контроля всех этапов реализации проекта. Система автоматически предложит даты для мониторинга, при этом возможно добавить свои события;
• удобная систематизация договоров и фильтры поиска;
• надежная защита облачного хранилища для безопасной работы вне офиса;
• паспорт договора для быстрого ознакомления с сутью документа.

Тщательная проверка документа & оперативное его подписание. Как CONTRACTUM поможет удерживать такой баланс?

Следующим чрезвычайно важным элементом при работе с договорами является поиск золотой середины между необходимостью оперативного подписания документа и его тщательной проверки. В большинстве компаний возникают разногласия между юридическим департаментом, который желает подробно все проверить во избежание финансовых и правовых рисков, и отделом продаж, который, наоборот, заинтересован в ускорении данного процесса, чтобы закрыть соглашение.

Такая ситуация приводит ко многим неприятностям в дальнейшем: всплывают скрытые санкции, невыгодные условия, ненадежные подрядчики и т. п. Оптимальным решением для бизнеса является необходимость максимально контролировать управление рисками и при этом не тянуть время при заключении контракта.

CONTRACTUM предлагает решение данного вопроса путем автоматизации, а именно автоматической проверки договора и анализа рисков. Основное преимущество — минимизация человеческого фактора в договорной работе, что позволяет выявить ошибки на ранних стадиях подготовки документов.

Детальный анализ текста договора, определения его типа и возможность проверить и обратить внимание на каждый элемент договора, посмотреть подборки нормативной, аналитической и консультационной информации а в дальнейшем установить НПА, стороны и дать на мониторинг – позволит определить и оценить риски в будущем без необходимости подключать дополнительные программы категории legal tech / risk management.

Какие аналитические задачи можно доверить LIGA360 с функцией CONTRACTUM?

• Посмотреть правовую базу, аналитику, комментарии экспертов и релевантные правовые кейсы;
• Определить структуру и разделы согласно типу контракта (система распознает более 80 видов договоров);
• Проверить риск-факторы сторон (банкротство, санкции, публичные средства, связи, судебные решения);
• Проверить суммы, платежи и штрафные санкции;
• Провести "гигиеническую" проверку текста (нумерация, реквизиты, даты, юридически незначимые слова).

Еще больше "полезностей" благодаря CONTRACTUM.

Еще одно чрезвычайно полезное свойство CONTRACTUM — это налаживание автоматического мониторинга дат и других факторов, оказывающих влияние на исполнение договора. Дело в том, что работа с контрактом не прекращается после подписания документа. Важными моментами, которые могут повлиять на условия договора, остаются дедлайны, продление дат договора, изменение законодательства или контрагентов и т. д.

В LIGA360 доступны следующие виды мониторингов:

• ключевые даты по контрактам. Система известит, когда документы вступают и утрачивают силу, до какого числа необходимо внести оплату или выполнить услуги;
• изменения в деятельности сторон. Пользователю придет сообщение если меняются реквизиты, владельцы, появляются судебные решения при участии сторон, или предприятие будет объявлено банкротом;
• изменения законодательства. Если происходят изменения, связанные с нормативными актами, указанными в договорах, система сообщит об этом.

Все изменения отражаются в едином окне пользователя в LIGA360. Также можно получить оповещение на e-mail.

CONTRACTUM разработан как часть комплексной ІТ-системы LIGA360. Профессиональное решение LIGA360 представляет собой "единое окно" для управления бизнесом с инструментами для разных ролей в команде.

При разработке CONTRACTUM ЛIГА:ЗАКОН объединила синергию использования разных информационных продуктов компании для создания надежного инструмента, который поможет избежать рисков при работе с договорами и настроить единое информационное поле для автоматизации договорной работы всего бизнеса.