Большая трансформация: технологии для эффективного бизнеса
Мировая экономика стремительно меняется, в том числе, благодаря развитию технологий. Чтобы успевать за изменениями, быть в тренде, поддерживать постоянный рост и оставаться конкурентоспособными, необходимо быть на острие прогресса. Внедрение и использование современных цифровых решений помогают упростить, а значит и ускорить все процессы в компании.
Мы поговорили с ведущими украинскими компаниями и узнали, как они справляются с задачей цифровизации. Какие бизнес-задачи этим решают? Сколько времени уходит на реализацию, а главное – каких результатов уже удалось добиться? В рамках партнерского проекта с SAP Ukraine мы задали эти и другие вопросы компаниям Метинвест, Нафтогаз Украины, Дарница и EVA. Рассказываем, что узнали.
Справка. SAP − один из мировых лидеров на рынке корпоративных цифровых приложений, который помогает организациям любого размера и разной специализации эффективнее управлять своим бизнесом. Решения SAP позволяют повысить эффективность взаимодействия отдельных сотрудников и организаций в целом, сформировать глубокое понимание бизнеса и создать конкурентное преимущество. Решениями и сервисами SAP пользуются более 440 000 клиентов. В Украине компания работает с 1995 года.
Нафтогаз имеет амбициозные стратегические цели, поэтому мы начали процессы трансформации в целом по компании. Основная цель – стать более гибкими и эффективными в период всемирного кризиса (в том числе, вызванного пандемией COVID-19), глобальных изменений в компании (например, отделение транспортировки газа от прочих видов деятельности (анбандлинг), развитие розничного бизнеса и недостаточного уровня цифровизация в Группе Нафтогаз).
Достижения стратегических целей в компании были бы невозможны без автоматизации процессов и цифровизации нашей деятельности.
С помощью digital-инструментов мы хотели поддержать выход компании на рынок розничной торговли и внедрить новую операционную модель (централизацию корпоративных функций, выделение и формирование новых дивизионов/бизнес-направлений).
В целом, для Нафтогаза цифровизация происходит в двух направлениях:
- трансформация IТ как функции;
- внедрение новых IТ-решений для повышения эффективности бизнес-процессов.
Косвенный эффект от цифровой трансформации можно оценить по результату работы основных предприятий Нафтогаза, в частности, на основании данных годовой отчетности.
К примеру, цифровая трансформация повысила инвестиционную привлекательность, улучшила прозрачность и достоверность отчетности компании, ускорила сбор информации и свела к минимуму ошибки за счет человеческого фактора. Для сотрудников фокус сместился от рутинных задач по сбору и агрегации данных в сторону выполнения аналитических задач.
Что касается количественных показателей, то на сегодняшний день один из таких примеров – сокращение сроков подготовки консолидированной финансовой отчетности на треть. Также нам удалось автоматизировать около 60% ручных расчетов при ее составлении.
Есть несколько ключевых проектов, над которыми сейчас работает ООО "Нафтогаз Цифровые Технологии" – дочерняя IT-компания Нафтогаза, которая предоставляет услуги по информационному консультированию, разработке программных продуктов и централизованному предоставлению информационно-технологических сервисов для компаний Группы Нафтогаз. Один из самых важных – это внедрение системы планирования ресурсов предприятия на основе решения SAP S/4HANA. Решение SAP является для нас core-системой, и сегодня мы двигаемся в сторону объединения SAP-платформ компаний Группы Нафтогаза для создания общего транзакционного и информационного пространства.
Сложности добавляет то, что Нафтогаз – крупная государственная структура. Это налагает на нас определенные обязательства и ограничивает возможности, которыми наделены коммерческие компании. С одной стороны, у нас есть государственный регулятор и Закон Украины "О публичных закупках", согласно которому мы, например, обязаны соблюдать конкретные правила при выборе поставщиков. С другой – Группа Нафтогаз относится к объектам критической инфраструктуры, что приводит целый перечень ограничений по обработке информации, ее хранению и использованию персональных данных. Мы обязаны учитывать эти нюансы при изменении или внедрении определенных процессов в компании.
Кроме того, каждая компания Группы имеет свои информационные системы, которые нужно унифицировать, систематизировать или интегрировать с рядом других систем.
В пуле департамента экспертизы SAP Нафтогаз Цифровые Технологии, команда которого является сертифицированным центром экспертизы SAP, есть ряд проектов на платформе SAP – SAP S/4HANA (планирование ресурсов предприятия), SAP BPC (бизнес-планирование и консолидация), SAP MDG (управление основными данными компании).
При внедрении этих продуктов мы первыми в Украине перешли на использование специализированного облачного сервиса вместо закупки физических серверов. Это не только экономит средства, но обеспечивает дополнительную защиту наших данных.
В планах – внедрение SAP S/4HANA HCM (система учета персонала и расчета заработной платы), SAP EWM (автоматизация процессов управления складами и запасами), SAP RE-FX для SAP S/4HANA (автоматизация процесса ведения земельных участков и расчета налога на землю), SAP Central Procurement и модули продукта SAP Ariba (автоматизация процесса закупок "от заявки до оплаты").
Общее количество пользователей на платформе SAP в компаниях Группы Нафтогаз составляет больше 5 тыс. Количество компаний, в которых использую решения SAP – 8, а в системе консолидации финансовой отчетности SAP BPC работают все без исключения компании группы.
Средние сроки роллаута равны 3-6 месяцев. А последнее внедрение (для компании Нафтогаз Трейдинг) составило всего два месяца развертывания и три месяца опытно-промышленной эксплуатации, когда пользователи уже полноценно работали в продуктивной системе.
В нашей команде департамента экспертизы SAP – около ста сотрудников. Кроме того, в Нафтогаз Цифровые Технологии работают опытные архитекторы, аналитики и проджект-менеджеры.
Мы убеждены: если предприятие не использует возможности современных технологий, не адаптируется к стремительному темпу ведения бизнеса, оно не сможет конкурировать с теми, кто это уже делает. Цифровая трансформация бизнес-процессов направлена на то, чтобы компании оперативно принимали решения и быстро адаптировались к текущим требованиям.
Главными составляющими успешного проекта трансформации, по нашему мнению, являются общая вовлеченность сотрудников компании и сильный проектный менеджмент, как на стороне IТ, так и на стороне внутреннего бизнес-заказчика. А также – высокий приоритет такого проекта у топ-менеджеров.
Любому бизнесу, планирующему перестройку своих процессы, мы советуем:
- не "изобретать велосипед", создавая "с нуля" или переписывая решения, существующие на рынке, изобретая свою инфраструктуру программных решений;
- не пытаться сэкономить на качестве IТ-решений и привлечении высококлассных специалистов;
- поэтапно концентрироваться на приоритетных задачах, а не "автоматизировать космос", так как на создание идеальных решений, для полного спектра задач бизнеса, может уйти целая жизнь.
В настоящее время "Дарница" строит международный бренд и нацелена на лидерство в сегменте генерических лекарственных средств, для чего поставила перед собой задачу – трансформироваться с помощью цифровых технологий.
В этом году в компании одновременно ведут несколько масштабных проектов диджитализации. Одним из них является модернизация процессов логистики и управления складом с привлечением технологий от мировых вендоров, в том числе, от SAP.
Внедрение цифровых технологий с одновременным проведением реинжиниринга всех бизнес-процессов позволяет усовершенствовать управление компанией, а также увеличить прозрачность и эффективность бизнеса.
Таким образом, система управления компанией становится цельным организмом, а процесс управления и контроля деятельности базируется на доступных, достоверных и всеобъемлющих данных. Меняясь, мы становимся частью глобальной цифровой экономики. Это долгосрочное вложение в инвестиционную привлекательность компании.
Цифровая трансформация в "Дарнице" уже дает положительный эффект. В частности, значительно ускорились процессы запуска и регистрации новых продуктов (с 30 до 18 месяцев).
Для повышения качества и скорости принятия решений в компании создали корпоративное хранилище данных и современную систему визуализации отчетности. Повышены эффективность и скорость реализации внутренних бизнес-процессов, благодаря новой системе электронного документооборота. Инвестиции были направлены также на модернизацию серверного оборудования, внедрение новых модулей корпоративной ERP-системы.
Три основные рекомендации компании, планирующей цифровизацию бизнес-процессов:
Во-первых, важно глубокое понимание происходящих в компании процессов: чтобы оцифровать бизнес, нужно его понимать.
Во-вторых, требуются значительные инвестиции и готовность к долгосрочной реализации.
В-третьих, важна поддержка владельцев и руководства компании и понимание стратегической необходимости такой трансформации.
Диджитализация процессов Группы Метинвест уникальна тем, что компанией выстроен и поддерживается один из самых сложных и комплексных SAP-ландшафтов не только в Украине, но и Центральной и Восточной Европе. В системах SAP работает более 18 тысяч сотрудников.
Архитектура внедренных в Метинвесте решений SAP охватывает все основные бизнес- и производственные процессы:
• системы управления ресурсами предприятий от финансов до производства;
• управление контентом и мастер-данными;
• управление персоналом от кадрового администрирования до постановки целей и оценки эффективности;
• системы планирования сбыта, логистики, и производства;
• мобильные платформы для управление ресурсами и ТОРО;
• системы отчетности, бизнес-аналитики и так далее.
Мы рассматриваем цифровую трансформацию как комплексную стратегическую перестройку бизнеса, а не автоматизацию отдельных процессов внутри компании. Именно поэтому Метинвест Диджитал как ИТ-партнер Группы фокусируется на интеграции цифровых технологий по всем функциональным направлениям для повышения операционной эффективности и создания дополнительной ценности для бизнеса. Инновационные технологии SAP являются важной составляющей повестки цифровой трансформации Метинвеста. В рамках компании Метинвест Диджитал мы накапливаем опыт и развиваем наши компетенции: наш центр экспертизы клиента SAP сертифицирован на самом высоком уровне Advanced.
Среди последних внедренных компанией систем стоит отметить облачные решения в области закупок, продаж, управления персоналом и идеями сотрудников в рамках процесса непрерывных улучшений.
Для управления закупками мы внедрили платформу SAP Ariba и систему квалификации поставщиков SAP SLP. Они позволяют проводить централизованные тендеры, быстрые аукционы, оперативно сравнивать предложения существующих поставщиков, привлекать новых и проводить их квалификацию. Внедрение электронной закупочной платформы на базе решения SAP Ariba на 20 предприятиях группы позволило помимо повышения прозрачности процесса и сокращения рутинных операций оптимизировать бюджет закупок примерно на 10%. В пересчете на абсолютные цифры это миллионы долларов.
Для управления продажами используются решения SAP Sales Cloud. Их внедрение автоматизировало взаимодействие с клиентами, повысило качество обслуживания клиентов трейдинговой компании Metinvest International в Европе, на Ближнем Востоке, в Африке, Азии и Америке.
Цифровая трансформация изменяет не только технологии, но и культуру внутри компании. Система SAP SuccessFactors позволяет отслеживать весь путь сотрудника: от постановки целей до оценки результативности. В системе работают около 50 000 специалистов группы, SAP SuccessFactors сокращает время для формулирования задач и оценки результатов на 50%. HR специалисты, администрирующие эти процессы, экономят порядка 25% времени.
С помощью облачного решения SAP Innovation Management автоматизирована система управления идеями сотрудников. Ее внедрение повысило эффективность и вдвое сократить длительность процесса: от согласования до начала использования и достижения заявленного эффекта. Метинвест повысил вовлеченность сотрудников предприятий в процесс непрерывных улучшений, получил рост как количества предложений, так и экономического эффекта от их внедрения.
Три ключевые рекомендации для компаний, планирующих цифровую трансформацию своего бизнеса:
Первое – цифровая трансформация должна начинаться с построения эффективной и надежной инфраструктуры и системы информационной безопасности.
Второе – для успешной цифровой трансформации нужна правильная организационная модель управления ею и эффективно отстроенные внутренние процессы.
Третье – цифровая трансформация должна быть ориентирована в первую очередь на людей и только потом на технологии.
Сеть магазинов EVA нуждалась в программном обеспечении, которое помогло бы объединить различные каналы взаимодействия с клиентами в "одном окне". Рассматривая разные варианты, компания остановилась на решении SAP Marketing Cloud.
В настоящее время розничная сеть активно работает над построением омниканальной модели коммуникации с клиентом. Такая система означает использование различных каналов, среди которых можно выбрать наиболее подходящий для определенной ситуации или конкретного предложения. При этом, важно избегать дублирования сообщений.
В EVA начали работать над персонализированной коммуникацией уже достаточно давно, но столкнулись с проблемой так называемого "зоопарка" систем и интерфейсов. Загрузка, выгрузка, проверка, пересылка огромного количества файлов – это множество процессов, требующих ручного труда и отнимающего много времени у аналитиков и маркетологов. В какой-то момент стало очевидно, что нам нужно объединить необходимые системы и интерфейсы в "одном окне".
Решение SAP Marketing Cloud позволило объединить все каналы коммуникации в едином интерфейсе, там же проводить сегментацию клиентских данных (мы это уже делали, используя разные инструменты), а также планировать коммуникацию именно через те каналы, которые предпочитает клиент.
Внедрение этого ПО позволило автоматизировать рутинные процессы, значительно сократить затраты времени сотрудников, в том числе, – на персональные рассылки по нескольким каналам, а также на последующий анализ их эффективности.
С запуском облачного решения маркетологи EVA могут уделять больше времени углубленному сегментированию, созданию релевантного контента для каждого из многих сегментов и, таким образом, разрабатывать индивидуальные предложения.
В компании не обновляли свои IТ-системы, а внедрили систему-координатор, выбрав SAP Marketing Cloud. Мы больше не тратим много времени на рутинные операции (обмен документами, загрузку каких-то отдельных выборок рассылок и т.д.) и устранили ошибки, ведь все процессы делаются автоматически в одной системе.
В EVA уверены, что для эффективного внедрения нового решения необходимо иметь хорошо мотивированную команду с обеих сторон – и заказчика, и реализатора. Также необходимо установить четкие цели, разбив их на этапы. А еще нужна определенная доля упорства.
Главные три рекомендации, которые мы бы дали бизнесу, планирующему цифровизировать свои процессы.
Прежде всего, нужно понимать, зачем устанавливать конкретное ПО. В нашем случае требовалось решение, которое позволило справиться с главной задачей – объединением процессов и интерфейсов.
Второй совет – сформировать заинтересованную команду. Очень часто при внедрении новой технологии обнаруживаются разные недостатки в существующих системах, поэтому нужны специалисты, которые смогут их профессионально исправить. И только после этого можно внедрять новое ПО. Многие об этом забывают.
Следующая рекомендация – прозрачность и активная коммуникация внутри команды, а также между командами заказчика и партнера по реализации проекта. Лучше лишний раз все обсудить и выяснить детали, чем справляться с накапливающимися недоразумениями в процессе внедрения.