Велика трансформація: технології для ефективного бізнесу
Світова економіка швидко змінюється, в тому числі, завдяки розвитку технологій. Щоб встигати за змінами, бути в тренді, підтримувати постійне зростання та залишатися конкурентоспроможними, необхідно бути на вістрі прогресу. Впровадження та використання сучасних цифрових рішень допомагають спростити, а отже, і прискорити всі процеси в компанії.
Ми поговорили з провідними українськими компаніями та дізналися, як вони трансформують бізнес-процеси. Які завдання цим вирішують? Скільки часу йде на реалізацію, а головне – яких результатів уже вдалося досягти? У рамках партнерського проекту з SAP Ukraine ми поставили ці та інші питання компаніям Метінвест, Нафтогаз України, Дарниця та EVA. Розповідаємо, про що дізналися.
Нафтогаз має амбітні стратегічні цілі, тому ми розпочали процеси трансформації загалом по компанії. Основна мета – стати більш гнучкими та ефективними в період всесвітньої кризи (у тому числі, спричиненої пандемією COVID-19) і глобальних змін у компанії (наприклад, відокремлення транспортування газу від інших видів діяльності (анбандлінг), розвиток роздрібного бізнесу та недостатнього рівня цифровізації в Групі "Нафтогаз").
Досягнення стратегічних цілей у компанії було б неможливе без автоматизації процесів та цифровізації нашої діяльності.
За допомогою digital-інструментів ми хотіли підтримати вихід компанії на ринок роздрібної торгівлі та впровадити нову операційну модель (централізацію корпоративних функцій, виділення та формування нових дивізіонів/бізнес-напрямків).
Загалом для Нафтогазу цифровізація відбувається у двох напрямках:
- трансформація ІТ як функції;
- впровадження нових ІТ-рішень для підвищення ефективності бізнес-процесів.
Непрямий ефект від цифрової трансформації можна оцінити за результатом роботи основних підприємств Нафтогазу, зокрема на підставі даних річної звітності.
Наприклад, цифрова трансформація підвищила інвестиційну привабливість, покращила прозорість та достовірність звітності компанії, прискорила збір інформації та звела до мінімуму помилки за рахунок людського фактору. Для співробітників фокус змістився від рутинних завдань зі збирання та агрегації даних у бік виконання аналітичних.
Щодо кількісних показників, то на сьогоднішній день один із таких прикладів – скорочення на третину термінів підготовки консолідованої фінансової звітності. Також нам вдалося автоматизувати близько 60% ручних розрахунків під час її складання.
Є кілька ключових проектів, над якими зараз працює ТОВ "Нафтогаз Цифрові Технології" – дочірня IT-компанія Нафтогазу, яка надає послуги з інформаційного консультування, розробки програмних продуктів та централізованого надання інформаційно-технологічних сервісів для компаній Групи Нафтогаз. Один із найважливіших – це впровадження системи планування ресурсів підприємства на основі рішення SAP S/4HANA. Рішення SAP є для нас core-системою, і сьогодні ми рухаємось у бік об'єднання SAP-платформ компаній Групи Нафтогазу для створення спільного транзакційного та інформаційного простору.
Складнощів додає той факт, що Нафтогаз – велика державна структура. Це накладає на нас певні зобов'язання та обмежує можливості, якими наділені комерційні компанії. З одного боку, у нас є державний регулятор і Закон України "Про публічні закупівлі", згідно з яким ми, наприклад, зобов'язані дотримуватись конкретних правил при виборі постачальників. З іншого боку, Група Нафтогаз належить до об'єктів критичної інфраструктури, що наводить цілий перелік обмежень з обробки інформації, її зберігання та використання персональних даних. Ми зобов'язані враховувати ці нюанси при зміні чи впровадженні певних процесів у компанії.
Крім того, кожна компанія Групи має свої інформаційні системи, які потрібно уніфікувати, систематизувати або інтегрувати з іншими системами.
У пулі департаменту експертизи SAP Нафтогаз Цифрові Технології, команда якого є сертифікованим центром експертизи SAP, є низка проектів на платформі SAP – SAP S/4HANA (планування ресурсів підприємства), SAP BPC (бізнес-планування та консолідація), SAP MDG (управління основними даними компанії).
При впровадженні цих продуктів ми першими в Україні перейшли на використання спеціалізованого хмарного сервісу замість закупівлі фізичних серверів. Це не тільки заощаджує кошти, але й забезпечує додатковий захист наших даних.
У планах – впровадження SAP S/4HANA HCM (система обліку персоналу та розрахунку заробітної плати), SAP EWM (автоматизація процесів управління складами та запасами), SAP RE-FX для SAP S/4HANA (автоматизація процесу ведення земельних ділянок та розрахунку податку на землю), SAP Central Procurement та модулі продукту SAP Ariba (автоматизація процесу закупівлі "від заявки до оплати").
Загальна кількість користувачів на платформі SAP у компаніях Групи Нафтогаз становить понад 5 тис. Кількість компаній, у яких використовують рішення SAP – 8, а в системі консолідації фінансової звітності SAP BPC працюють усі без винятку компанії групи.
Середні терміни роллауту дорівнюють 3-6 місяців. А останнє впровадження (для компанії Нафтогаз Трейдінг) склало лише два місяці розгортання та три місяці дослідно-промислової експлуатації, коли користувачі вже повноцінно працювали у продуктивній системі.
У нашій команді департаменту експертизи SAP – близько 100 працівників. Крім того, у Нафтогаз Цифрові Технології працюють досвідчені архітектори, аналітики та проджект-менеджери.
Ми переконані: якщо підприємство не використовує можливості сучасних технологій, не адаптується до стрімкого темпу ведення бізнесу, воно не зможе конкурувати з тими, хто вже це робить. Цифрова трансформація бізнес-процесів спрямована на те, щоб компанії оперативно приймали рішення та швидко адаптувалися до поточних вимог.
Головними складовими успішного проекту трансформації, на нашу думку, є загальне залучення співробітників компанії та сильний проектний менеджмент, як на стороні ІТ, так і на стороні внутрішнього бізнес-замовника. А також високий пріоритет такого проекту у топ-менеджерів.
Будь-якому бізнесу, що планує перебудову своїх процесів, ми радимо:
- не "винаходити велосипед", формуючи "з нуля" або переписуючи рішення, що існують на ринку, створюючи свою інфраструктуру програмних рішень;
- не намагатися заощадити на якості ІТ-рішень та залученні висококласних фахівців;
- поетапно концентруватися на пріоритетних завданнях, а не "автоматизувати космос" , оскільки для створення ідеальних рішень для повного спектру завдань бізнесу може знадобитися ціле життя.
Наразі "Дарниця" будує міжнародний бренд і прагне до лідерства в сегменті генеричних лікарських засобів, для чого поставила собі завдання – трансформуватися за допомогою цифрових технологій.
Цього року у компанії одночасно ведуть кілька масштабних проектів діджиталізації. Одним з них є модернізація процесів логістики та управління складом із залученням технологій від світових вендорів, у тому числі від SAP.
Впровадження цифрових технологій з одночасним проведенням реінжинірингу всіх бізнес-процесів дозволяє вдосконалити управління компанією, а також збільшити прозорість та ефективність бізнесу.
Таким чином, система управління компанією стає цілісним організмом, а процес управління та контролю діяльності базується на доступних, достовірних та всеосяжних даних. Змінюючись, ми стаємо частиною глобальної цифрової економіки. Це довгострокове вкладення в інвестиційну привабливість компанії.
Цифрова трансформація у "Дарниці" вже дає позитивний ефект. Зокрема, значно прискорилися процеси запуску та реєстрації нових продуктів (з 30 до 18 місяців).
Для підвищення якості та швидкості прийняття рішень у компанії створили корпоративне сховище даних та сучасну систему візуалізації звітності. Підвищено ефективність та швидкість реалізації внутрішніх бізнес-процесів завдяки новій системі електронного документообігу. Інвестиції були спрямовані на модернізацію серверного обладнання, впровадження нових модулів корпоративної ERP-системи.
Три основні рекомендації компанії, що планує цифровізацію бізнес-процесів:
По-перше, важливе глибоке розуміння процесів, що відбуваються в компанії: щоб оцифрувати бізнес, потрібно його розуміти.
По-друге, потрібні значні інвестиції та готовність до довгострокової реалізації.
По-третє, важлива підтримка власників та керівництва компанії, а також розуміння стратегічної необхідності такої трансформації.
Діджиталізація процесів Групи Метінвест унікальна тим, що компанією збудований і підтримується один із найскладніших і найкомплексніших SAP-ландшафтів не лише в Україні, а й у Центральній та Східній Європі. У системах SAP працює понад 18 тисяч працівників.
Архітектура впроваджених у Метінвесті рішень SAP охоплює всі основні бізнес- та виробничі процеси:
• системи управління ресурсами підприємств від фінансів до виробництва;
• управління контентом та майстер-даними;
• управління персоналом від кадрового адміністрування до встановлення цілей та оцінки ефективності;
• системи планування збуту, логістики та виробництва;
• мобільні платформи для управління ресурсами та ТОРО;
• системи звітності, бізнес-аналітики тощо.
Ми розглядаємо цифрову трансформацію як комплексну стратегічну розбудову бізнесу, а не автоматизацію окремих процесів усередині компанії. Саме тому Метінвест Діджітал як ІТ-партнер Групи фокусується на інтеграції цифрових технологій у всіх функціональних напрямках для підвищення операційної ефективності та створення додаткової цінності для бізнесу. Інноваційні технології SAP є важливою складовою порядку денного цифрової трансформації Метінвесту. В рамках компанії Метінвест Діджітал ми накопичуємо досвід та розвиваємо компетенції: наш центр експертизи клієнта SAP сертифікований на найвищому рівні Advanced.
Серед останніх запроваджених компанією систем варто відзначити хмарні рішення у сфері закупівель, продажів, управління персоналом та ідеями співробітників у рамках процесу безперервних покращень.
Для управління закупівлями ми впровадили платформу SAP Ariba та систему кваліфікації постачальників SAP SLP. Вони дозволяють проводити централізовані тендери, швидкі аукціони, оперативно порівнювати пропозиції існуючих постачальників, залучати нових та проводити їхню кваліфікацію. Впровадження електронної закупівельної платформи на базі рішення SAP Ariba на 20 підприємствах групи дозволило окрім підвищення прозорості процесу та скорочення рутинних операцій оптимізувати бюджет закупівель приблизно на 10%. У перерахунку на абсолютні цифри – це мільйони доларів.
Для управління продажами використовуються рішення SAP Sales Cloud. Їхнє впровадження автоматизувало взаємодію з клієнтами, підвищило якість обслуговування клієнтів трейдингової компанії Metinvest International у Європі, на Близькому Сході, в Африці, Азії та Америці.
Цифрова трансформація змінює як технології, так і культуру всередині компанії. Система SAP SuccessFactors дозволяє відстежувати весь шлях співробітника: від встановлення цілей до оцінки результативності. У системі працюють близько 50 000 фахівців групи, SAP SuccessFactors скорочує час для формулювання завдань та оцінки результатів на 50%. HR фахівці, які адмініструють ці процеси, економлять близько 25% часу.
За допомогою хмарного рішення SAP Innovation Management автоматизовано систему управління ідеями співробітників. Її використання підвищило ефективність і вдвічі скоротило тривалість процесу: від погодження до початку використання та досягнення заявленого ефекту. Метінвест підвищив рівень залученості працівників підприємств у процес безперервних покращень, отримав зростання як кількості пропозицій, так і економічного ефекту від їх впровадження.
Три ключові рекомендації для компаній, що планують цифрову трансформацію свого бізнесу:
Перша – цифрова трансформація має починатися з побудови ефективної та надійної інфраструктури та системи інформаційної безпеки.
Друга – для успішної цифрової трансформації потрібна правильна організаційна модель управління нею та ефективно відбудовані внутрішні процеси.
Третя – цифрова трансформація має бути орієнтована насамперед на людей і вже потім на технології.
Мережа магазинів EVA потребувала програмного забезпечення, яке допомогло б поєднати різні канали взаємодії з клієнтами в "одному вікні". Розглядаючи різні варіанти, компанія зупинилася на рішенні SAP Marketing Cloud.
На сьогоднішній день роздрібна мережа активно працює над побудовою омніканальної моделі комунікації з клієнтом. Така система означає використання різних каналів, серед яких можна вибрати найбільш підходящий для певної ситуації чи конкретної пропозиції. При цьому важливо уникати дублювання повідомлень.
В EVA почали працювати над персоналізованою комунікацією вже досить давно, але зіштовхнулися з проблемою так званого "зоопарку" систем та інтерфейсів. Завантаження, вивантаження, перевірка, пересилання величезної кількості файлів – це безліч процесів, що вимагають ручної праці та забирають багато часу у аналітиків і маркетологів. У певний момент стало очевидно, що нам потрібно поєднати необхідні системи та інтерфейси в "одному вікні".
Рішення SAP Marketing Cloud дозволило об'єднати всі канали комунікації в єдиному інтерфейсі, там проводити сегментацію клієнтських даних (ми це вже робили, використовуючи різні інструменти), а також планувати комунікацію саме через ті канали, яким клієнт надає перевагу.
Використання цього ПЗ дозволило автоматизувати рутинні процеси, значно скоротити витрати часу співробітників, зокрема, на персональні розсилки кількома каналами, і навіть на подальший аналіз їх ефективності.
Завдяки запуску хмарного рішення маркетологи EVA можуть приділяти більше часу поглибленому сегментуванню, створенню релевантного контенту для кожного з багатьох сегментів і, таким чином, розробляти індивідуальні пропозиції.
У компанії не оновлювали свої ІТ-системи, а впровадили систему-координатор, обравши SAP Marketing Cloud. Ми більше не витрачаємо багато часу на рутинні операції (обмін документами, завантаження якихось окремих добірок розсилок тощо) та усунули помилки, адже всі процеси робляться автоматично в одній системі.
В EVA упевнені, що для ефективного впровадження нового рішення необхідно мати добре мотивовану команду з обох боків – і замовника, і реалізатора. Також необхідно встановити чітку мету, розбивши її на етапи. А ще потрібно трохи завзятості.
Головні три рекомендації, які ми б дали бізнесу, що планує цифровізувати свої процеси.
Насамперед, потрібно розуміти, навіщо встановлювати конкретне ПЗ. У нашому випадку потрібне було рішення, яке дозволило впоратися з головним завданням – об'єднанням процесів та інтерфейсів.
Друга порада – сформувати зацікавлену команду. Дуже часто при впровадженні нової технології виявляються різні недоліки у існуючих системах, тому потрібні фахівці, які зможуть їх виправити. І лише після цього можна запроваджувати нове ПЗ. Багато хто про це забуває.
Наступна рекомендація – прозорість та активна комунікація всередині команди, а також між командами замовника та партнера з реалізації проекту. Краще зайвий раз все обговорити і з'ясувати деталі, ніж працювати з непорозуміннями, що накопичуються в процесі впровадження.