Русский софт, иди за русским кораблем. Как безболезненно перейти на новую CRM-систему

Если до полномасштабного вторжения России в Украину еще можно было закрывать глаза на российскую прописку некоторого программного обеспечения, то начиная с 24 февраля стало ясно: украинцам необходимо раз и навсегда разорвать любые дипломатические и экономические связи с государством-агрессором, включая использование российского софта.

Но вот дилемма… Если заменить условные "микроприложения" для решения точечных задач не стало проблемой, то найти альтернативы более основательному программному обеспечению было сложно. Например, CRM-системы, используемые в большинстве своем, – российского производства.

В XXI веке CRM-система — программное обеспечение, позволяющее организовать и автоматизировать бизнес-процессы, сохранять всю историю коммуникации с клиентами и контролировать эффективность команд. Это сердце каждого бизнеса. Поэтому продолжать хранить данные клиентов во вражеской CRM-системе не только неправильно, но и опасно: чувствительная информация может попасть в руки оккупантов и натворить немало бед.

Но для многих бизнесов переход на другую CRM – это ответственный шаг: страшно инвестировать в систему, которая не подойдет по функционалу; можно еще и лишиться данных в процессе переноса, нет времени для подготовки данных для миграции, не хочется привыкать к новому интерфейсу.

Не бойтесь: если правильно подготовиться к процессу, ситуация перестает быть сложной и запутанной.

Как безопасно и безболезненно перейти на новую CRM

Когда вы поняли – необходимо переходить на новую CRM-систему и выбрали подходящий вариант на рынке, надо качественно подготовиться к процессу переноса данных из старой системы в новую.

Подготовьте данные к импорту

Есть CRM-системы, которые предлагают прямой импорт данных из вашей предыдущей системы. Вы выбираете необходимые данные и в несколько кликов переносите их в новую систему. В большинстве случаев вам необходимо будет экспортировать данные из текущей системы, отредактировать их и загрузить в новую систему.

Поэтому:

1. Произведите аудит данных, имеющихся в нынешней CRM-системе. Если у вас возникают сомнения относительно актуальности, необходимости и чистоты определенной информации, исправьте ошибки и актуализируйте данные.

2. Очистите данные. Особое внимание уделите форматированию, имеющимся столбцам, полям. Номера телефонов, даты рождения клиентов должны быть записаны одинаково. Это поможет в отчетности, дальнейшей сегментации и при необходимости применения формул.

3. Сосредоточьтесь на дата-мапинге. Важно создать в новой CRM-системе все необходимые поля в соответствующем формате (текстовый, дата, чекбокс), чтобы данные правильно читались программой после перемещения.

Например, при экспорте данных из российского Битрикса24 вы получите файл следующего вида:

Ни для вас, ни для системы, в которую вы собираетесь импортировать данные, файл не ясен. Только представьте, как будут выглядеть такие данные в новой CRM-системе, если вы будете их импортировать без редактирования.

Похожая ситуация ожидает мигрирующих из другой российской CRM, которая имела спрос среди украинского бизнеса, – amoCRM.

Также советую: не переносите все данные сразу, попытайтесь перенести информацию нескольких клиентов и посмотрите, как все это читается новой системой. Если все хорошо, смело беритесь за остальное.

Акклиматизационный период

После переноса данных еще раз проверьте, насколько успешно все прошло. В течение первых нескольких дней использования вашей новой CRM ищите любые несоответствия: дубликаты, отсутствуют детали.

Нежная миграция: организуйте онбординг для команды, назначьте CRM-менеджера и разработайте внутреннюю инструкцию. Не надейтесь, что все сотрудники сразу начнут безнюансовую работу в новой CRM-системе. Чтобы облегчить адаптацию к новому софту, проведите онбординг для всей команды: ознакомьте работников с интерфейсом программы, процессом добавления новых сделок, а также процессами, автоматизированными в системе.

Как вариант помощи команде – назначьте штатного CRM-менеджера, человека, который лучше разбирается в новом ПО, напрямую будет контактировать с командой поддержки поставщика вашей новой CRM-системы и сможет ответить на вопросы коллег в режиме реального времени.

Для самых частых вопросов и проблем разработайте внутренний гайд по работе в CRM.

И напоследок – не бойтесь менять CRM-систему, какой бы ни была причина миграции на новый софт. Поверьте: эти изменения ускоряют масштабирование вашего бизнеса.