Російський софт, йди за російським кораблем. Як безболісно перейти на нову CRM-систему

Якщо до повномасштабного вторгнення Росії в Україну ще можна було закривати очі на російську прописку деякого програмного забезпечення, то починаючи з 24 лютого стало зрозуміло: українцям необхідно раз і назавжди розірвати будь-які дипломатичні та економічні зв’язки з державою-агресором, включно з використанням російського софту.

Та ось дилема… Якщо замінити умовні "мікрозастосунки" для розв'язання точкових задач не стало проблемою, то знайти альтернативи для більш ґрунтовного програмного забезпечення було складно. Як от CRM-системи, які у більшості своїй – російського виробництва.

У XXI сторіччі CRM-система — програмне забезпечення, яке дозволяє організувати та автоматизувати бізнес-процеси, зберігати всю історію комунікації із клієнтами та контролювати ефективність команд. Це серце кожного бізнесу. Тому продовжувати зберігати дані клієнтів у ворожій CRM-системі не лише неправильно, а й небезпечно: чутлива інформація може потрапити до рук окупантів та наробити чимало лиха. 

Але для багатьох бізнесів перехід на іншу CRM — це відповідальний крок: лячно інвестувати у систему, яка не підійде за функціоналом; можна ще й втратити дані в процесі перенесення, немає часу для підготовки даних для міграції, не хочеться звикати до нового інтерфейсу. 

Не бійтеся: якщо правильно підготуватися до процесу, ситуація перестає бути складною і заплутаною. 

Як безпечно та безболісно перейти на нову CRM

Коли ви зрозуміли – необхідно переходити на нову CRM-систему та обрали відповідний варіант на ринку, треба якісно підготуватися до процесу перенесення даних зі старої системи в нову. 

Підготуйте дані до імпорту

Є CRM-системи, які пропонують прямий імпорт даних із вашої попередньої системи. Ви обираєте необхідні дані й у кілька кліків переносите їх до нової системи. В більшості  випадків вам необхідно буде експортувати дані із поточної системи, відредагувати їх та завантажити у нову систему.

Тому:  

1. Проведіть аудит даних, наявних у поточній CRM-системі. Якщо у вас виникають хоч найменші сумніви щодо актуальності, необхідності та чистоти певної інформації, виправте помилки та актуалізуйте дані.

2. Почистьте дані. Особливу увагу приділіть форматуванню, наявним стовпцям, полям. Номери телефонів, дати народження клієнтів мають бути записані однаково. Це допоможе у звітності, подальшій сегментації та у разі необхідності застосування формул.

3. Зосередьтеся на дата-мапінгу. Важливо створити у новій CRM-системі всі необхідні поля у відповідному форматі (текстовий, дата, чекбокс), щоб дані правильно читалися програмою після переміщення. 

Наприклад, під час експорту даних з російської Бітрікс24 ви отримаєте файл наступного вигляду:

Ні для вас, ні для системи, в яку ви збираєтеся імпортувати дані, файл не зрозумілий. Тільки уявіть, як виглядатимуть такі дані у новій CRM-системі, якщо ви будете їх імпортувати без редагування.

Схожа ситуація очікує й на тих, хто мігрує з іншої російської CRM, що мала попит серед українського бізнесу, – amoCRM.

Також раджу: не переносьте всі дані одразу, спробуйте перенести лише інформацію декількох клієнтів та подивіться, як все це читається новою системою. Якщо все добре, сміливо беріться за решту.

Акліматизаційний період

Після перенесення даних ще раз перевірте, наскільки успішно все пройшло. Протягом перших кількох днів використання вашої нової CRM шукайте будь-які невідповідності: дублікати, відсутні деталі.

Лагідна міграція: організуйте онбординг для команди, призначте CRM-менеджера та розробіть внутрішню інструкцію. Не сподівайтесь, що всі співробітники одразу почнуть безнюансову роботу в новій CRM-системі. Щоб полегшити адаптацію до нового софту, проведіть онбординг для всієї команди: ознайомте працівників з інтерфейсом програми, процесом додавання нових угод, процесами, які будуть автоматизованими у системі.

Як варіант допомоги команді – призначте штатного CRM-менеджера, людину, яка найкраще розуміється на новому ПЗ, напряму контактуватиме з командою підтримки постачальника вашої нової CRM-системи та зможе відповісти на запитання колег у режимі реального часу.

Для найчастіших питань та проблем розробіть внутрішній гайд з роботи в CRM. 

І наостанок – не бійтеся змінювати CRM-систему, якою б не була причина міграції на новий софт. Повірте: ці зміни лише прискорюють масштабування вашого бізнесу.