Кроме Word и Excel: Как и зачем переводить офис в онлайн

При поддержке Альфа-Банк Украина

Во всем мире тренд на перевод всего что можно в электронный формат набирает обороты. Украина - не исключение. Когда бизнес начинает расти, его документооборот занимает все больше времени и сил. И актуальность перехода на электронный офис только растет.

LIGA.net решила выяснить зачем нужен онлайн офис и какие преимущества он дает бизнесу.

Витамины для роста

Острая необходимость в переходе на онлайн-сервисы возникла, когда в компании появилось два офиса: в Одессе и Киеве, говорит руководитель платформы по управлению продажами и заказами Uniorder, Андрей Скидан.

Тогда компания и начала тестировать разные сервисы, которые бы позволили наладить работу сотрудников на расстоянии. Рассматривали разные варианты: мессенджеры, сервисы хранения и передачи данных, таск-менеджеры и т.д.

В итоге для управления проектами, контролем выполнения и согласования задач, а также для визуализации процесса работы компания решила использовать сервис Trello.

Как работает ядро онлайн-офиса

Работа сервиса организована по принципу японской методологии канбан-досок.

“С их помощью задачи делятся на три категории: “что сделать”, “в процессе”, “выполнено”, также есть “идеи и предложения” - куда мы фиксируем все мысли по поводу развития продукта”, - говорит Андрей Скидан.

Сервис помогает руководителям проектов держать под контролем выполнение задач, назначать ответственных, согласовывать и закрывать их.

“С внедрением данного сервиса мы смогли наладить работу целой компании, оптимизировать время каждого сотрудника и не срывать дедлайны в проекте. Программа помогает объективно оценить качество и скорость выполнения задач каждого сотрудника”, - рассказывает Андрей.

Если есть какие-то “проседания” по выполнению работы, руководство компании сразу это видит и может корректировать процесс.

“Старые” сервисы также в деле

Для обмена файлами, если это фото- или видеоматериалы, в компании чаще всего используют DropBox. Текстовые файлы, таблицы, презентации и другие файлы хранятся на общем Google Диск.

“Так как указанные сервисы платные, то с разрастанием штата сотрудников и необходимости больших ресурсов и гибкости мы задумались о своем собственном “облаке” для хранения, обмена и совместного доступа к файлам”, -отмечает Андрей.

Для обсуждения проектов и стратегии развития в компании используют Skype. При показе презентации очень здорово помогает возможность демонстрации экрана.

Нашлось место и для “классических” мессенджеров Facebook и Telegram. Их используют преимущественно для переписки и внутреннего обсуждения задач.

“В целом, этим набором программ и сервисов мы довольны. На данном этапе развития компании этих сервисов достаточно. Если говорить о недостатках работы программ, мы их пока не обнаружили”, - отмечает Андрей Скидан.

Он предостерегает: несмотря на то, что технический прогресс не стоит на месте, важен баланс. Ведь большой набор онлайн инструментов не всегда позитивно влияет на качество и процесс выполнения задач

Онлайн-офис - must have для IT

Как рассказывает член правления IT-консорциума Intecracy Group Юрий Сивицкий, после внедрения онлайн-документооборота Deals затраты на почту и курьерские доставки снизились примерно на 40 000 грн, а скорость выросла в сотни раз.

“Практически исчезла "головная боль", связанная с актами приема-передачи работ, подписями, печатями и так далее. Перестали исчезать платежи, документы, легко отследить историю взаимоотношений с партнерами, особенно это важно и сложно, когда речь идет о контрагентах-ФЛП - их сотни”, - говорит он

Если компания не перевела офис в онлайн, то ее бизнес никак не связан с технологиями или ее сотрудники “умеют работать на одном месте более 24 часов в сутки”, - шутит глава IT Ассоциации Винницы и основатель ІТ-компании Winstars Technology LLC Дмитрий Софина.

“В работе нашей IT компании мы используем сугубо логику офиса в онлайне, так как теперь мы не привязаны проводами к рабочему месту. Можно быть в постоянном движении и успевать много”, - отмечает он.

Компания использует симбиоз онлайн инструментов: чат, почта, онлайн диск и офис, календарь и иностранная CRM система (бухгалтерия, сделки, команда, проекты, вакансии и т.д.).

“Как работать без этого? Даже не представляю…”, - удивляется предприниматель.

Одним из сервисов перевода офиса в онлайн также является CRM-система Битрикс24. О ней и не только редакция писала в предыдущем материале.

Для пользователей онлайн-банкинга «ОК, Альфа!» от Альфа-Банка Украина Битрикс24 бесплатна на протяжении трех месяцев. Ограничений по количеству участников и памяти в облаке нет.