Прощайтесь с бумагой. Как перейти на электронный документооборот

Отправили документ клиенту по почте, а он не дошел? Допустили в документе ошибку и нужно его переделывать, заново отправлять? Потеряли документ? Это обычное дело для бумажной документации. Бизнесы тратят огромные деньги на ведение бумажного документооборота. И самое главное - кучу времени.

И если раньше без бумажек было не обойтись, то сейчас украинский бизнес может перевести документооборот в электронный формат. Есть много сервисов, доступных и малым, и крупным предприятиям, которые позволяют обмениваться с клиентами электронными документами. Это экономит время на их отправку и поиск, деньги, а также место в шкафу с бумагами.

Однако многие предприниматели все еще боятся переходить на “цифру”. Одни опасаются проходить налоговые проверки с электронными документами, рассказывает руководитель торговой площадки Zakupki.Prom.ua Оксана Ферчук. А другим такой формат кажется сложным. “Налоговая не имеет права не признать документ только потому, что он электронный. Это закреплено в соответствующем законе об электронных документах и электронном документообороте, также электронные документы описаны в Налоговом кодексе. Даже если во время проверки требуют бумажную версию, все сервисы электронного документооборота позволяют легко распечатать необходимую копию. А вот страх сложности формата удается побороть первым отправленным документом”, - добавляет Ферчук.

Начать вести электронный документооборот может и новый бизнес, и уже давно работающий. Последнему не нужно будет переводить в электронный формат уже накопленные документы. Юридический советник Nota Group Александр Герасько говорит, что бумажные документы должны будут просто храниться дольше в соответствии со сроками хранения соответствующих документов.

LIGA.net рассказывает, что нужно сделать, чтобы начать вести электронный документооборот и какие у него преимущества.

Первое, что нужно бизнесмену - электронная цифровая подпись (ЭЦП).

Ею можно подписывать все электронные документы: как коммерческие договоры, так и налоговую отчетность или документы, необходимые для работы с госорганами.

ЭЦП можно получить в Аккредитованных центрах сертификации ключей, список которых можно найти на сайте Центрального удостоверяющего органа при Министерстве юстиций. Однако юрлицам ЭЦП выдают не все центры. Так, подпись можно получить в центре при Фискальной или Казначейской службе. Или же воспользоваться такой услугой в одном из банков, предоставляющих такую услугу.

Стоимость оформления ЭЦП зависит от организации. К примеру, в центре при Казначейской службе сделают ключ бесплатно, в банках стоимость услуги от 100 грн.

Если же бизнесмен уже работает и сдает налоговую отчетность через интернет, то ЕЦП у него точно есть. И его можно использовать в системах электронного документооборота.

Далее бизнесмену стоит выбрать систему электронного документооборота.

Их в Украине хватает. Есть и платные, и бесплатные. Есть такие, которыми можно пользоваться просто в браузере, а есть те, что можно интегрировать в корпоративные ERM/CRM-системы.

К примеру, сервис Вчасно от группы компаний EVO работает прямо в браузере и устанавливать его как-то специально не нужно. Но можно интегрировать его во внутренние ИТ-системы. Тарифы зависят от количества документов, которые бизнес собирается обрабатывать. Так, при покупке пакета на 100 и больше документов стоимость обработки одного составит 90 копеек. Этот пакет действителен 3 года.

Предприниматели, которые только начинают бизнес, могут воспользоваться сервисом договоров AXDRAFT Business, чтобы существенно сэкономить время на поиск, заполнение и формирование нужных договоров. Становясь клиентом онлайн-банкинга «Ок, Альфа!» от Альфа-Банка Украина, предприниматель получает бесплатный доступ к любым предзаполненным договорам, в которые нужно только внести некоторые данные (даты, реквизиты), заполнив онлайн поля с подсказками. Договор формируется автоматически. Сделав такой простой первый шаг в оцифровке бизнеса, следующим решением клиента наверняка будет переход к электронному документообороту.

Что это дает

LIGA.net попросила поделиться выгодами от перехода на электронный формат компанию Деливери и площадку Zakupki.Prom.ua.

Логистическая компания Деливери начала пользоваться онлайн-сервисом электронного документооборота с июля 2017 года и подключать к нему своих клиентов. За год в компании зафиксировали такие показатели:

• снизилась нагрузка на бухгалтеров предприятия,

• сократились сроки проработки документов: раньше бухгалтер компании тратил на отправку одного документа 5-15 минут. Теперь в 5 раз меньше.

• электронный документооборот обходится Деливери в 7 раз дешевле, чем бумажный, учитывая затраты на почтовые услуги и бумагу.

“Большим плюсом для клиентов компании является также возможность отслеживать все действия, производимые с электронным документом: кем и когда он создан, подписан, кому отправлен, какие изменения вносились в процессе. Это позволяет выстраивать прозрачные отношения как внутри компании – с сотрудниками, так и во внешних коммуникациях: с клиентами, партнерами и госорганами”, - говорит соучредитель Delivery Group Андрей Ивасив.

Торговая площадка Zakupki.Prom.ua тоже перешла на электронный документооборот в прошлом году. С февраля 2017-го по февраль 2018-го площадка отправила более 300 тыс. документов. И сэкономила на этом:

• 5 млн грн, включая затраты на бумагу, печать, конверты, почтовые и курьерские услуги, оплату рабочего времени сотрудников.

• из них 2,4 млн грн - экономия на одних только почтовых расходах.

“Преимущества электронного документооборота нужно рассматривать не только с финансовой точки зрения. Стоит отметить еще несколько моментов. Во-первых, сотрудники могут работать над другими, более интересными задачами. Из их жизни почти исчезла рутина в виде печати, подписания, упаковки в конверты, наклеивания марок и массовых отправок десятков килограмм бумаги. Также больше нет случаев потери документов – все хранится в кабинете пользователя в сервисе. Сократились и сроки доставки: клиент получает на почту оповещение сразу же после отправки документа, еще за минуту может его подписать электронной цифровой подписью (сейчас – квалифицированная электронная подпись) и отправить обратно”, - добавляет Оксана Ферчук.