"Людей нужно учить работать в дистанционном режиме". Уроки перехода на удаленку

Два месяца назад стало понятно, что пандемия не пощадит не только человеческое здоровье, но и бизнес. Поэтому компании в пожарном темпе начали переходить на удаленную работу, используя для этого разные инструменты – ZOOM, Skype, Facebook, различные мессенджеры. 

Но из-за того, что все эти инструменты не согласованы между собой, сотрудники не всегда имеют возможность оперативно отреагировать на сообщения, результаты обсуждений «разбросаны» по всей сети, и никто не видит общего календаря событий и задач. 

«Представьте себе, что у вас десяток рабочих чатов в Viber, несколько чатов в Whatsapp и еще парочка в Telegram. При этом есть сотрудники, которые пишут SMS (да, такие еще существуют) или звонят. Очень непросто при таком разнообразии уследить за всем и оперативно отреагировать», – разводит руками директор компании «ВЕЛЬЮ-ИНЖИНИРИНГ» Ростислав Павловский. 

Компания уже 1,5 года предоставляет инжиниринговые услуги. В «ВЕЛЬЮ-ИНЖИНИРИНГ» два главных направления – управление проектами и строительство промышленных солнечных электростанций, а также энергоэффективность промышленных предприятий.

С декабря 2019 года компания использует облачные сервисы от Microsoft Office 365 по предложению компании «Киевстар». А в начале 2020 года полностью перешла на удаленный режим работы. За 2,5 месяца (!) до карантина.

Удалось ли это сделать без потери эффективности сотрудников? Ростислав Павловский поделился опытом, как и зачем переходить на удаленную работу, и какие уроки компания вынесла за время добровольной и вынужденной удаленки. 

Вместе с компанией «Киевстар» мы начинаем новый проект, в котором собственники разного бизнеса расскажут, как они переводили в онлайн рабочие процессы. Подробнее об инструментах, которые могут с этим помочь, читайте по ссылке.

Первый опыт

Впервые с продукцией Microsoft Office в «ВЕЛЬЮ-ИНЖИНИРИНГ» познакомились весной прошлого года. Тогда руководство компании приобрело более дорогой продукт, который включал оффлайн и онлайн-версии. На компьютере каждого сотрудника стоял Microsoft Office, а также было облачное хранилище документов SharePoint. 

«Мы не проводили обучение, как пользоваться сервисами. Все в основном использовали оффлайн-версию, которая стояла на их компьютерах. Было очень непросто мотивировать сотрудников использовать онлайн-продукты», – вспоминает Ростислав Павловский.

Поэтому в компании выделили отдельного сотрудника, которому поручили разобраться с новыми инструментами для работы и провести внутренний тренинг для коллег. В ноябре 2019 года компания отказалась от оффлайн-версии и перешла на онлайн. Этот опыт оказался настолько успешным, что в феврале 2020 в «ВЕЛЬЮ-ИНЖИНИРИНГ»  решили перейти на удаленный режим работы и полностью отказаться от офиса в центре Киева.

«Главные наши сотрудники – это инженеры. До карантина было нормой, что 70% сотрудников отсутствовали в офисе. Здесь мы иногда собирались все вместе, но потом они все равно ехали на объекты. Поэтому я принял решение отказаться от офиса», – рассказывает Павловский.

Удаленный офис: вызовы 

Прежде, чем полностью перейти на удаленный офис, компания столкнулась и с некоторыми вызовами, вспоминает директор «ВЕЛЬЮ-ИНЖИНИРИНГ». Что нужно делать, чтобы это прошло максимально безболезненно и для компании, и для сотрудников?

Во-первых, у удаленного доступа должен быть свой администратор, который будет контролировать доступ сотрудников к сервису. Это отдельный сотрудник, который выполняет функции офис-менеджера в обычном физическом офисе. У него должны быть права добавлять и удалять сотрудников в систему, предоставлять им доступ к документации компании – кто может только читать документ, а кто – и читать, и редактировать.

Во-вторых, людей нужно учить работать в дистанционном режиме. Сотрудники привыкли работать в физическом офисе. А в удаленном шкафа с документами больше нет. Вместо него – файловые кабинеты, которые имеют свою иерархию, свои папки и подпапки. Вся рабочая документация должна храниться не на компьютерах сотрудников, а в облачных сервисах.

Чтобы приучить сотрудников к облачным сервисам, в «ВЕЛЬЮ-ИНЖИНИРИНГ» провели несколько оффлайн-встреч, на которых договорились об общих правилах игры. Специального обучения в компании не проводилось – каждый сотрудник знакомился с Microsoft Office 365 самостоятельно.

Инструменты

В пакет Microsoft Office 365 от Киевстар входят: электронная почта бизнес-уровня Exchange, облачные сервисы Office 365, платформа для организации корпоративного портала SharePoint, хранилище OneDrive, голосовые и видеочаты в Teams и StarTeams.

«Как только мы начали пользоваться сервисами от Microsoft и Киевстар, меня удивило насколько органично они все связаны, что составляют единый комплекс. Я понял, что больше не нужно смотреть куда-то в сторону».

В компании пользуются всеми продуктами пакета – обмениваются файлами, хранят всю документацию в облачных хранилищах и обсуждают в режиме конференций рабочие вопросы в компании.

Используют почтовый сервис Exchange.

На платформе SharePoint хранится вся документация – договора, техническая и проектная документация. Удобство сервиса в большом объеме памяти – не нужно думать о том, что место на диске может закончиться.

У каждого сотрудника есть хранилище One Drive объемом 1 терабайт. На нем хранится более личная информация, черновики расчетов.

Для чатов, рабочих групп и конференц-звонков в «ВЕЛЬЮ-ИНЖИНИРИНГ» используют Teams. Эта программа заменила в компании ZOOM и другие мессенджеры для обсуждения рабочих вопросов.

Что дальше?

В «ВЕЛЬЮ-ИНЖИНИРИНГ» не планируют ограничиваться одним только Microsoft Office. Следующий шаг – перейти на электронный документооборот. “Для этого мы планируем начать тестирование системы Star.Docs от Киевстар, – говорит Ростислав Павловский. А в долгосрочных планах компании – перевести на электронный документооборот и клиентов.