Как организовать офис за 3 недели. Советы Fast Lane Group

Логистическую компанию Fast Lane Group основал бывший операционный директор издательства "Клуб семейного досуга" Антон Сидоренко. Это было в январе 2020 года. Компания предоставляет услуги фулфилмента (складской и транспортной логистики) для мелкого, среднего и крупного бизнеса.

В новом бизнесе нужно было быстро наладить IT-инфраструктуру. Для этого в Fast Lane Group подключили сервисы от Киевстар — мобильную корпоративную сеть для сотрудников, MC Office 365 и Mobile ID. Все настроили за несколько недель, а во время карантина безболезненно перешли на удаленку.

СЕО Fast Lane Group Антон Сидоренко рассказал, как организована работа в его компании. 

Прицел на гибкость

Идея Fast Lane Group в том, чтобы закрыть все складские вопросы для e-commerce, производителей и торговых сетей. Тут получают товар от клиента, хранят его, формируют полученные заказы, отгружают их и передают перевозчику. А могут и самостоятельно перевезти оптовые партии товаров со склада до точки продажи. То есть обеспечивают полную цепочку логистики от момента производства товара производителем и до получения его покупателем. 

Компания сейчас преимущественно работает с негабаритными грузами — товарами FMCG, книгами, косметикой, мелкой бытовой техникой. Она вышла на рынок в январе 2020-го года, а юридически бизнес был оформлен всего за пару месяцев до этого.

«У меня был опыт сотрудничества с Киевстар на предыдущем моем месте работы, в “КСД”. Я уже знал об их сервисах, поэтому долго не думал, чьи IT-решения использовать в Fast Lane Group, — рассказывает Антон Сидоренко. — Мы понимали, что получим, и осознанно выбирали этого провайдера услуг с самого начала».

Для начала нужно было подключить системы для коммуникации между сотрудниками, хранения документов и работы с ними. Но с прицелом на масштабирование. 

Первый склад Fast Lane Group находится в Харьковской области, но в компании планируют активно расти. Поэтому главным критерием к сервисам была возможность удаленной работы из любой точки. 

«Удивительно, что об “офисе без офиса” мы думали еще в декабре прошлого года, не представляя, что в марте начнется карантин, — вспоминает Антон Сидоренко — Понятно, что наш бизнес связан с физическими товарами, поэтому мы зависим от склада. Но нам было важно, чтобы офисные сотрудники могли быть не привязаны к определенной локации. Потому что в будущем мы хотели бы масштабироваться на другие города».

Выбор сервисов

Совет №1. Настройте связь для сотрудников.

В начале в Fast Lane Group подключили корпоративную мобильную сеть.Этот сервис от Киевстар используют и в «КСД». «Более того, сотрудники которые с нами работали в компании КСД, по договоренности с ней, просто перевели свои номера на новое юрлицо», — рассказывает Антон Сидоренко. 

Но корпоративное подключение решило не только эту проблему. 

Склад Fast Lane Group находится за городом, в 15 километрах от Харькова. Там были проблемы со связью. «Провайдеры не стремятся устанавливать тут вышки. А стеллажная система склада и металлическое покрытие экранирует сигналы. Киевстар в рамках нашего сотрудничества установил дополнительное оборудование. В итоге у нас отличная связь», — рассказывает Антон Сидоренко.

Совет №2. Создайте рабочую среду для работы онлайн.

Еще один продукт, который в Fast Lane Group сейчас используют ежедневно — Microsoft Office 365 от Киевстар. Это пакет офисных программ, который можно настроить под себя.

«Используем все, начиная с корпоративной электронной почты и заканчивая OneDrive и SharePoint, — говорит Антон Сидоренко. — А во время карантина нас очень выручил Microsoft Teams. Мы проводили в нем все совещания. У меня лично каждый день было по 5-10 созвонов в Teams».

Microsoft Teams стал главным каналом коммуникации внутри Fast Lane Group и после того, как команда вернулась к работе в офисе.

Он заменил все мессенджеры и сервисы видеосвязи, потому что удобно встроен в экосистему MC Office 365. 

«Удобно, что когда работаешь в Office 365, нет никакой привязки не только к локации, а и к ноутбуку. Я могу залогиниться в системе откуда угодно на любом устройстве, и окажусь в том же рабочем пространстве, в котором обычно работаю, с теми же файлами, рабочей информацией и перепиской, — рассказывает Антон Сидоренко. — Это нас очень спасло во время карантина. Мы за 2 дня перевели всю команду на удаленку и в техническом плане вообще этого не почувствовали».

Документы в Fast Lane Group подписывают с помощью Mobile ID. Это еще один продукт Киевстар — электронная цифровая подпись и способ идентификации человека по номеру телефона. Это очень актуально для компании, так как большую часть внутренней документации в Fast Lane Group ведут в электронном виде. 

«На бумаге остались только кадровые документы и часть бухгалтерских, — говорит Сидоренко. — Что касается внешней документации, там мы подписываем более 50% документов онлайн. Еще не все контрагенты к этому готовы, а некоторые типы документов пока невозможно перевести в электронный вид. Но мы идем к тому, чтобы минимизировать количество бумажных документов. Сейчас их стало существенно меньше, чем еще 3-4 месяца назад». 

Через Mobile ID сотрудники Fast Lane Group могут подписывать все документы, которые они уполномочены подписывать с помощью электронной цифровой подписи.

Но чтобы подписать документ через обычную ЭЦП, нужно вставить флешку или прикрепить специальный файл. Для Mobile ID нужен только телефон. Когда кто-то отправляет документ на подпись, сотруднику приходит письмо на электронную почту. Он заходит в систему, выбирает способ подписи Mobile ID, получает sms-сообщение и вводит PIN-код. Все, документ подписан. 

Курс на аутсорс

Совет №3. Обеспечьте коммуникацию с клиентами.

Сейчас в Fast Lane Group нет большого отдела продаж, поэтому в компании пока не подключают Виртуальную мобильную АТС. Но в перспективе такие планы есть. Это позволит управлять переадресацией звонков, присвоить короткие номера для сотрудников внутри компании, анализировать записи разговоров менеджеров по продажам и вести статистику звонков. 

«В целом же сервисы Киевстар, которые мы уже подключали, позволяют нашим сотрудникам быть на связи везде и всегда и более гибко управлять процессами, — говорит Антон Сидоренко. — Любой офисный сотрудник может при необходимости остаться дома и поработать удаленно и это не скажется на его продуктивности. Кроме того, нам будет легко масштабироваться — подключать новых сотрудников, выдавать им права доступа к системе. Мы быстро и легко можем перенастроить почту и телефон на другого сотрудника, если кто-то ушел в отпуск. Клиентам даже не нужно будет сообщать новые контакты». 

Стратегическая цель Fast Lane Group — развивать направление аутсорсинга складских услуг и логистики. Сначала — в рамках регионального рынка в Харькове, потом выйти на всю Украину. В компании считают, что это перспективное направление, потому что карантин ускорил развитие e-commerce. Но не каждый бизнес готов взять на себя трудоемкий и сложный процесс работы со складом.

«Наша задача — предоставить клиентам возможность заниматься ключевыми задачами в своем бизнесе: выбором товара, маркетингом, поиском клиентов, а всю рутину в виде логистики мы берем на себя и сделаем это качественно», — резюмирует Антон Сидоренко.