Шість порад, як оптимізувати роботу офісу, де б він не знаходився
Перехід на віддалену роботу змусив багато компаній здійснити цифрову трансформацію прискореними темпами. У партнерстві з lifecell ми підготували 6 порад про те, як можна оптимізувати процеси в компанії
Заощаджуйте на зв’язку за допомогою IP-телефонії
Це дозволить значно скоротити витрати на мобільний та офісний зв’язок, об’єднавши всі телефони підрозділів і співробітників компанії в єдину мережу. Зв’язок шифрується, не потрібно встановлювати додаткове обладнання (все працює на смартфонах), можна налаштувати короткі та прямі номери, а також послугу прихованого номера.
Де можна використовувати:
— Великий кол-центр використовує IP-телефонію для здійснення колосальної кількості викликів із метою обдзвонювання абонентської бази по всій Україні. Кількість одночасних викликів сягає 1000+.
— Невеликий офіс запровадив цю послугу, використовуючи свою стару аналогову міні-АТС і VoIP-шлюз. Водночас щомісячний рахунок за телефонію значно скоротився.
— Онлайн-магазини користуються можливостями IP-телефонії для одночасної обробки декількох викликів на один номер, використовуючи багатоканальність.
Приймайте дзвінки від клієнтів через віртуальну АТС
Віртуальна АТС дозволяє просто налаштовувати і керувати системою дзвінків, розподіляти навантаження між співробітниками, тобто швидко і якісно обробляти звернення клієнтів. Співробітники можуть приймати дзвінки на будь-якому комп’ютері або смартфоні. Це забезпечує додаткову гнучкість: наприклад, у разі переїзду офісу не потрібно буде змінюватиме номери, а віртуальну АТС можна швидко розгорнути на будь-якому обладнанні.
Де можна використовувати:
— Морський порт використовує віртуальну АТС із метою розподілу вхідних і вихідних дзвінків для великої кількості своїх співробітників і отримання онлайн-статистики розмов.
— Інтернет-магазин вибрав цю послугу для того, щоб не втратити пропущені дзвінкі ― усі вони зберігаються в журналі викликів. Таким чином, у вихідний день або в неробочий час існує можливість залишити повідомлення на автовідповідач.
— Компанія з ремонту обладнання використовує віртуальну АТС для звернень своїх клієнтів, при цьому вхідний дзвінок надходить усім вільним менеджерам одночасно.
Об’єднайте телефони співробітників в єдину корпоративну мережу
Мобільні, стаціонарні та офісні телефони можна об’єднати в єдину мережу з короткими номерами (Fixed Mobile Convergence ― FMC). Для цього не потрібно встановлювати додаткове обладнання. Інтелектуальна обробка дзвінків дозволить ефективніше аналізувати роботу співробітників: записувати розмови, контролювати якість відповідей і формувати статистичні звіти.
По суті, FMC забезпечує проходження всіх вхідних та вихідних викликів на мобільні номери через ваш сервер IP-телефонії. Крім того, існує можливість запису всіх розмов, управління всіма викликами, аж до підстановки головного номера компанії у разі здійснення вихідних викликів із мобільного номера менеджера. Або ж можна надати кожному менеджеру другий номер і в разі здійснення вихідних викликів у робочий час підставляти робочий номер менеджера, не показуючи його мобільного. Можливостей багато, аж до перенаправлення вхідного виклику на мобільний номер іншого менеджера, використовуючи таблиці закріплення номерів клієнтів за певними співробітниками.
Де можна використовувати:
— Менеджмент будівельної компанії контролює якість обслуговування та скрипти продажів.
— Медичний центр записує звернення клієнтів, щоб розглядати скарги щодо некоректної поведінки персоналу.
— Керівництво інтернет-магазину контролює якість роботи співробітників кол-центру за допомогою стоп-слів: наприклад, якщо співробітник згадує в розмові з клієнтом дешевший бренд смартфона, його керівник отримує про це повідомлення і може прослухати розмову.
— Компанія-постачальник будматеріалів використовує переадресацію викликів: замовник набирає номер компанії та одразу потрапляє на менеджера, з допомогою якого він раніше оформляв замовлення.
— Короткі номери всередині мережі дозволяють уникати витоків даних клієнтів (рієлтор не бачить номера клієнта, який йому телефонує) і, навпаки, захистити номери співробітників (лікар швидкої допомоги може приймати робочі дзвінки на особистий номер, при цьому пацієнту буде доступний тільки єдиний номер диспетчера).
Спілкуйтеся з клієнтами за допомогою масових і таргетованих розсилок
Масові розсилки по SMS і Viber допоможуть комунікувати з клієнтами на зручній для них платформі. Наприклад, ви можете повідомляти клієнтів про нові пропозиції, акції та знижки. Можна зробити таргетовану розсилку ― відправити різні повідомлення клієнтам із різних міст. Або налаштувати розсилку за часом ― якщо одразу мільйон клієнтів отримає повідомлення про вигідну акцію, ваш кол-центр може не впоратися з безліччю замовлень. Таку розсилку можна здійснювати поступово, рівномірно розподіливши навантаження на співробітників, які приймають замовлення.
Де можна використовувати:
— Великий ритейлер розсилає повідомлення про нову акцію своїй базі клієнтів. Клієнти з різних міст отримують запрошення завітати до магазину в своєму місті. Скориставшись послугою таргетованих SMS, можна здійснити розсилку абонентам lifecell, які проживають неподалік такого магазину.
— Інтернет-провайдер нагадує клієнтам про необхідність заплатити за Інтернет: користувачі отримують однаковий текст повідомлення, відрізняється тільки номер договору та сума оплати.
— Інтернет-магазин використовує персональну розсилку для того, щоб повідомити клієнту номер замовлення і детальну інформацію щодо доставки. Аналогічну розсилку використовують банки (повідомлення про транзакції) та служби таксі (повідомлення про приїзд авто).
Налаштуйте цифрові робочі місця для співробітників
Для ефективної організації віддаленої роботи співробітникам потрібно надати всі необхідні для цього інструменти: електронну пошту, месенджер із відеозв’язком, онлайн-офіс для роботи з документами і хмарне сховище для файлів.
Ці та багато інших можливостей надає пакет Google G Suite від lifecell. Це повний набір цифрових інструментів для роботи, доступний в хмарі.
Оформивши договір на надання послуги Google G Suite через lifecell, компанії мають змогу отримувати всі звітні документи, які відповідають вимогам українського законодавства (тоді як працюючи з Google безпосередньо, послуги можна оплачувати тільки з карти).
Оптимізуйте виробничі процеси за допомогою Інтернету речей
Датчики, підключені до Інтернету, дозволяють вам у режимі реального часу отримувати дані про будь-який процес на виробництві. Інтелектуальна мережа датчиків дає змогу автоматизувати і оптимізувати логістику та виробництво загалом, у такий спосіб значно знижуючи витрати бізнесу.
Де можна використовувати:
— Постачальники природного газу, електроенергії та води отримують дані з лічильників автоматично, що дозволяє значним чином оптимізувати споживання ресурсів. Крім того, датчики дозволяють своєчасно попередити про витік газу.
— Агрохолдинги віддалено моніторять вологість і температуру ґрунтів за допомогою датчиків. Це дозволяє в реальному часі контролювати стан полів і ухвалювати своєчасні рішення про поливання ґрунту та внесення добрив.
— Компанія віддалено контролює температуру і вологість на великому складі за допомогою сенсорів, які передають дані на IoT-платформу. Ці дані візуалізуються на сайті. У разі відхилень від норми система здійснює сповіщення.
— Розумне освітлення на парковках великих київських торгових центрів: у темну пору доби ліхтарі працюють на 20% потужності, але якщо на парковці з’являється машина або пішохід ― потужність зростає до 60-100%. Це дозволяє значно скоротити витрати на електроенергію й експлуатацію обладнання.
