Ейчари IT-компаній розповіли, як діяти під час російської загрози. Що треба знати працівникам та топам

Попри те, що війна триває з 2014 року, донедавна не всі українські IT-компанії мали Business continuity plan (План безперервності бізнесу). Дехто розробив лише тепер, у деяких він існує давно, проте з ним досі не ознайомили працівників компанії. 

"People First Club – це спільнота HR та рекрутерів технологічних компаній. І тема підготовки компаній до можливої військової агресії зародилася на одній із зустрічей. Понад 30 HR-фахівців зробили загальний "мозковий штурм", де зібрали свої ідеї та досвід про те, що їхні компанії запланували на випадок потенційної агресії", – розповідає Анна Головченко, засновниця спільноти.

Результатом обговорення стала мапа, яка допоможе іншим компанія скласти такий план. Liga.Tech попросила Анну Головченко розібрати її за пунктами. 

Розпочніть з плану

У більшості компаній над BCP працював менеджмент команди – представники CEO, CTO, Head of HR, а також люди, які відповідають за IT-інфраструктуру і можуть запропонувати технічні рішення. 

"Знаю, що деякі компанії консультувалися із зовнішніми спеціалістами. Зокрема, якщо вони не мають певних профільних спеціалістів всередині компанії. Це може бути як переобладнання офісу, так і забезпечення супутниковим інтернетом", – каже Анна. Ці ж працівники зазвичай входять до групи Emergency response team, яка постійно тримає руку на пульсі та координуватиме послідовність дій в екстремальній ситуації.

За інформацією інсайдерів, деякі великі українські IT-компанії залучали до таких планів ізраїльських спеціалістів з безпеки. У такому разі лише розробка BCP могла коштувати $30 тисяч.

"Якщо такого плану у вас ще немає – розпочніть із ментальної вправи – пройдіться по кожному з пунктів цієї мапи та чесно скажіть собі, якою буде програма для працівників у разі загострення бойових дій", – каже Анна.

Відповідь залежатиме від кількості людей у компанії, в якому вони регіоні працівники, наскільки сильний рівень тривожності у них. І, звісно, від фінансових та організаційних можливостей.

Давайте інформацію та спростовуйте фейки 

Наступний крок -  внутрішні комунікації. У першочерговий список справ, який пропонують HR українських IT-компаній, наразі входять такі пункти: 

• BCP, розшарений працівникам;

• загальна зустріч;

• розсилка;

• форма для збору запитань працівників;

• чеклісти для працівників: наприклад, як знизити рівень тривожності, як підготувати ноутбук тощо;

• регулярні апдейти на внутрішніх порталах;

• анонімне опитування "Що ви робитимете у разі війни";

• Канал у корпоративному месенджері.

"Коли є інформаційний вакуум – він наповнюється чутками, фейками або хибними твердженнями. Запитайте в людей, якої інформації їм бракує, та дійте відповідно", – пояснює експертка. 

Хоча рівень критичного мислення у представників IT-спільноти зазвичай вищий, не всі знають, з яких джерел брати інформацію, щоб уникнути маніпуляцій. У цьому може допомогти компанія – опублікувати список джерел, яким можна довіряти і чому, запросити в компанію експерта з інфогігієни, який проведе тренінг.

Також у багатьох компаніях проводять тренінги з першої медичної допомоги, зустрічі з психологами про те, як боротися з тривожністю, з  самооборони. 

Об'єднайтеся навколо спільної мети – допомога військовим

Великі IT-компанії зазвичай мають централізоване управління соціальними ініціативами, коли на цей виділяється певна частка бюджету компанії. Наприклад, компанія ELEKS підтримує фонд "Повернись живим" і комунікує про це публічно. Меншим компаніям така можливість менш доступна. Однак Анна нагадує, що в різного роду підтримці не може бути невеликих сум. 

"Кожна маленька дія помножена на велику кількість людей дає великий внесок. Іноді людям потрібен невеликий поштовх",  – пояснює вона. 

Керівник компанії може запропонувати працівникам зібрати певну суму централізовано, а потім перерахувати у фонд. Це про активну соціальну позицію компанії. 

Водночас важливо давати працівникам опції. Хтось може не захотіти збирати на зброю, але зможе допомогти купити бронежилети. Часто люди просто не знають, куди задонатити гроші. Список фондів з описом, що вони роблять, теж був би дуже допоміжним. Як і реальні історії колег, які вже займаються волонтерством.

"У ці часи така комунікація дуже корисна. Це стає допомагає колегам об'єднатися навколо спільної цілі та знизити тривожність", – каже експертка. 

Підготуйтеся до можливої релокації

Зазвичай компанії складають план залежно від можливих етапів розвитку подій і поділяють їх на декілька зон. Наприклад, "зелена", "жовта" та "червона". 

"Зелена зона – це те, що відбувається зараз. Тобто інформаційна війна", – пояснює експертка. 

На випадок загострення агресії деякі компанії прописують такий пункт як релокейт за кордон. Однак Анна вважає, що на практиці це буде неможливо у великих масштабах.  

"У більшості компаній просто бізнесово не буде можливості зробити релокацію для всіх. Я чула тільки про точкові збільшення фінансування програм релокейту. Точкові програми були й раніше. Зазвичай, йшлося про офіси компанії в інших країнах", – каже Анна.

Експертка також уточнює, що не всі компанії готові робити релокейт власним коштом. Найімовірніше, йдеться про надання консультацій: фінансових, юридичних тощо. В рамках компанії можуть пояснити, як оформити рахунок за кордоном, допомогти з оформленням документів або надати для тимчасового проживання корпоративну квартиру за кордоном. 

"Я не бачу людей, які тікають зараз просто через те, що рівень тривоги високий. Попит на релокейт в IT був і залишиться з нами. Просто, можливо, хтось почав діяти активніше – це була давня мрія, й остання крапля настала просто зараз", – пояснює Анна. 

Розкажіть про опції для тих, хто піде в армію

На думку Анни Головченко, в більшості компаніях зараз не пропрацьовано програму підтримки працівників, які можуть все-таки піти на фронт. Зазвичай на це звертають увагу ті, для яких ця тема більш важлива з лідерських позицій – наприклад, менеджер компанії сам служив. Це можуть бути як збереження робочого місця, та і виплата фінансової допомоги.

"Певно, зараз армія більш укомплектована, але у 2014 році багато хто скидався на різне екіпірування для своїх колег. Це робили як і централізовано, так і самі працівники. Добре, якщо зараз кожна компанія дасть собі відповідь: "Що ми готові робити, зокрема фінансово", – каже експертка.

Її приємно вразило, що деякі компанії готові фінансово підтримувати не лише працівників, які пішли до армії, але й їхніх найближчих членів родини. Наприклад, дружина з маленькою дитиною, які залишилися без можливості вийти на роботу і забезпечити себе. 

Заспокойте клієнтів  

"У більшості ніхто з тих, з ким ми спілкувалися, не жалівся на те, що клієнти зупинили роботу або вимагали релокації своєї команди, наприклад, в іншу країну. Або щось такого плану. Навпаки, всіх наразі вдалося заспокоїти", – каже Анна. 

Проте це не означає, що компаніям треба витрачати зусилля на комунікацію з клієнтами. 

"Комусь достатньо написати листа замовникам, комусь потрібно, щоби СЕО подзвонив всім особисто, можливо, навіть робив це регулярно з тижня в тиждень – тримав руку на пульсі", – каже Головченко.

Потурбуйтеся про інфраструктуру та обладнання

Щоби забезпечити безперервність свого бізнесу, деякі компанії також прописують у плані такі пункти:

- альтернативний інтернет;

- альтернативні джерела енергії;

- супутникові телефони;

- спеціальні запаси провізії в офісі.

Продумайте фінансову безпеку 

"Якщо ми говоримо про фінансову безпеку – це те, наприклад, те яким чином ми як компанія збережемо свої обов'язки до наших контракторів, якщо рахунки будуть заморожені або буде якийсь певний ліміт на виведення", – пояснює Анна.

Деякі компанії розглядають PayPal як альтернативу класичним банківським операціям та виведення частини грошей за кордон.  

Продовжуйте робити поточну роботу добре

Наостанок Анна Головченко радить подбати про речі, які давно відкладали, і продовжувати виконувати свою роботу добре:

"Цей досвід допоможе вашій організації стати сильнішою, витривалішою та згуртованішою. Тож раджу всім лідерам використати цей момент. Наша зона впливу – писати програмне забезпечення, вирощувати компанії, платити податки, підтримувати армію. І у ми цьому сильні".